Un-e agent administratif - cabinet du maire (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Directrice du Cabinet, et sous la hiérarchie directe de la Responsable de proximité, l’agent administratif assure le traitement et la gestion des dossiers du service dans le respect de procédures et des dispositions réglementaires. Missions / conditions d'exercice A ce titre, vos activités consisteront à :
-Traiter et tenir à jour des dossiers, rédiger et saisir des documents administratifs, gérer et actualiser des bases d’information, saisir des données informatiques.
-Assurer la gestion des agendas des élus (réunions) en tenant compte des priorités administratives, politiques et des urgences quotidiennes.
-Accueillir, informer et orienter les agents, hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
-Participer aux différents événements portés par le cabinet du maire (participation aux réunions, réalisation de notes de service, appui et soutien logistique…), en lien avec la direction du cabinet.
-Assurer l’accueil téléphonique et physique quotidien, y compris en 2ème niveau en cas de nécessité et en appui des agents d’accueil de la Ville. Être en relation directe avec les usagers.
-Déclarer les incidents (informatiques) auprès du CAN (Centre d’assistance Numérique) de Bx Métropole qui concernent les ordinateurs attribués aux élus.
-Assurer la liaison avec les différents interlocuteurs internes et externes de la collectivité.
-Être emmener à mettre à jour des documents administratifs règlementaires : des délibérations ou des arrêtés, des compositions d’instances…
-Assurer une veille interne et locale afin de relever les diverses manifestations et être un contact direct pour les questions ayant trait à la présence des élus (protocole, heure de passage, besoins particuliers…).
-Participer/contribuer aux temps forts de la Ville organisés par le Cabinet du Maire.
-Assurer une veille (notamment dans la GED), suivre et évaluer les signalements et demandes des usagers portés à la connaissance du cabinet du maire. Profils recherchés •Formation de niveau V et expérience souhaitée dans le domaine d’activité,
•Notion sur le fonctionnement des collectivités territoriales,
•Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel…),
•Capacités d’organisation, méthode, autonomie,
•Solides qualités relationnelles, sens du travail en équipe,
•Faire preuve de dynamise, rigueur, et adaptabilité.