Coordinateur(trice) des secretariats medicaux et des archives hospitalieres

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Tulle fait partie, depuis le 2 mai 2024, d'une direction commune mise en place à cette date et qui regroupe les Centres Hospitaliers de Brive, Tulle, Ussel, Bort-les-Orgues et les EHPAD du Pays de Brive et d'Eygurande.


Mission

I. COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX

* Missions:

Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité, à la qualité des prestations fournies et au respect des bonnes pratiques.

* Activité(s) :

* Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des personnels : conduire les entretiens professionnels annuels en fixant des objectifs individuels et institutionnels, identifier les besoins en formation et les transmettre au service formation, effectuer le recrutement de nouveaux professionnels et les accompagner dans leur prise de poste, évaluer les compétences des professionnels contractuels, mettre à jour les fiches de poste, motiver et favoriser les échanges au sein des équipes

* Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires

* Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité

* Coordonne les projets en lien avec son exercice

* Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d’activité

* Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application : former le personnel aux logiciels, organiser et animer des réunions d’informations

* Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l’unité

* Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements : assurer le suivi des déclarations d’évènements indésirables dans les différents domaines de compétences et apporter des mesures correctives

* Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité : actualiser la base de données médicales extrahospitalières du DPI, créer et mettre à jour les agendas dans le DPI, assurer la mise à jour des modèles de bureautique

* Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting : gérer le temps de travail en respectant les règles de la GTT, suivre les activités des services afin d’anticiper les besoins et rationnaliser les ressources,

* Garantir le respect des règles d’identitovigilance au sein des secrétariats

* Assure le lien avec le service d’information médicale et le secteur de facturation

II. COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES

* Missions :

Mettre en œuvre la politique d’archivage, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

* Activité(s) :

* Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des personnels

* Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires

* Formation professionnelle de personnes (agents, stagiaires, etc.)

* Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité

* Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

* Organisation de la collecte, de la conservation et de la communication des fonds d’archives

* Organisation du circuit de l’archivage, des conditions de conservation et de communication des archives

* Rédaction des procédures et de l’état des lieux des archives.

III. Activités spécifiques :

- Gérer les stocks de matériels (magnétophone, pédalier, dictaphone, casque) et demander les réparations au prestataire extérieur. Evaluer le besoin en matériel à acheter et à renouveler en lien avec le service économique.

- Gérer l’attribution des licences pour la reconnaissance vocale et former le personnel médical

- Participer au COPIL E-RDV, COPIL DPI

- Participer et contribuer à la mise en œuvre et au suivi des actions du COPIL CIV (référent identitovigilant suppléant)

- Distribuer les abonnements de la bibliothèque médicale

Ces missions peuvent évoluer selon les besoins et/ou du projet d'établissement.


Profil

CONDITIONS D’EXERCICE :

Ø Rythme de travail : lundi au vendredi

Ø Horaires : forfait cadre

Ø Quotité de temps de travail : 100%

Ø Garde : non

Ø Astreinte : non

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

Ø Liaisons hiérarchiques ascendantes (N+1) : directrice des affaires médicales

Ø Liaisons hiérarchiques descendantes (N-1) : agents des secrétariats médicaux (AMA + adjoint administratif), archivistes

LIENS FONCTIONNELS :

Ø Internes au CH :

POUR LA COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX

· Médecins pour l’évaluation des besoins et le recueil des attentes

· Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients

· Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles

· Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients

· Service informatique

· DIM pour le traitement des données médico-administratives, service qualité

POUR LA COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES

· Directeurs ou responsables des affaires générales, de l’accueil des usagers, de la qualité, de la logistique

· Médecin DIM

· Directions et responsables des services de l’établissement

Ø Externes au CH :

POUR LA COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX

· CPAM

· Organisme de formation

POUR LA COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES

· Prestataires externes (externalisation, élimination, déménagement)

· Administration des archives publiques (archives départementales).

Profil recherché :

1. Qualifications : BAC science médico-sociale, formation dans le domaine médical ou du secrétariat

2. Savoir-faire attendus :

POUR LA COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX

* Analyser et optimiser un / des processus

* Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné

* Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels

* Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

* Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

* Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence

* Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

* Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

* Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes

POUR LA COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES

· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

· Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs

· Identifier les fonds d’archives à collecter

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

· Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes

· Utiliser les logiciels métier

1. Savoirs : bureautique, codage des actes, communication/relations interpersonnelles, conduite au changement, droit des usagers du système de santé, management, organisation et fonctionnement interne de l’établissement, réglementation des archives, risques et vigilances, secrétariat, vocabulaire médical