Mission principale
La personne recrutée assure le secrétariat classique et exécute, de manière autonome, des actes de gestion et des actes administratifs courants et leur suivi. Elle s'intègrera aux équipes des trois instituts et participera à l'ensemble des missions des instituts incluant les services à la communauté.
Activités principales
Gestion Financière
- - Assurer l'interface administrative avec le service financier de l'Inserm et les fournisseurs ;
- - Appliquer les règles et procédures financières et budgétaires de l'Inserm en respectant la politique d'achat et les diverses procédures
- - Procéder aux opérations d'engagement des commandes via SIFAC (Inserm); suivre et valider les réceptions
- - Organiser et gérer les déplacements des personnels des instituts et des invités : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais : préparer et assurer le suivi des missions ainsi que les états de frais via les outils de gestion financière de l'Inserm ;
- - Assurer la gestion et le suivi budgétaire de la dotation ;
- - Participer au montage budgétaire du service ; classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
- - Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
Secrétariat et gestion Administrative
- - Organiser des rendez-vous ou des réunions, gérer les agendas
- - Traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser au sein du pôle et services concernés
- - Concevoir des tableaux de bord
- - Rédaction de courriers et notes et assurer le circuit de signature via l'outil eParapheur de l'Inserm ; mise en forme de documents et de présentations
- - Aider à la constitution des dossiers des IT.
- - Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage
- - Contribuer à la rédaction de bilans et rapports à la demande de l'Inserm
- - Aider à la mise en place de colloques ou d'événements
Activités secondaires
- - Contribuer à la gestion des sites web des Instituts thématiques
Spécificité(s) et environnement du poste
- - Pas de contrainte particulière
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