Chargé(e) administrative h/f

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé


Les missions en bref …

Le Département des Yvelines mène une politique d’aménagement culturel du territoire, visant à renforcer l’impact des actions culturelles en comblant les manques identifiés localement.

Plutôt que de multiplier les initiatives, il agit en complémentarité avec les autres acteurs publics, en cohérence avec ses politiques de solidarité.

Le service Culture œuvre pour une offre culturelle équitable et accessible, adaptée aux spécificités des territoires.

Rôle du poste dans l’articulation du service et l’atteinte de ses objectifs

Ce poste occupe un rôle central en assurant le suivi administratif et financier du service, garantissant la conformité des procédures et la fiabilité des données. Elle fait le lien avec les directions supports, tout en soutenant l’équipe dans l’organisation interne et la logistique des projets. Actrice clé du traitement des aides culturelles, elle contribue au bon fonctionnement quotidien du service dans une logique d’efficacité et de service public.

Missions
#Suivi administratif et financier

* Préparer et mettre en forme des courriers, notes, notifications, éléments de langage.
* Gérer les parapheurs physiques et numériques, assurer leur traçabilité et relancer les validations si besoin.
* Suivre l’intégration des délibérations dans Airs Délib et les engagements dans GDA ; veiller à la cohérence des données budgétaires avec les référents métiers.
* Participer aux réunions budgétaires avec le chef de service, contribuer à la complétude des tableaux de pilotage (subventions, bilans, etc.).
* Assurer le classement, l’archivage et la sauvegarde des documents (conventions, notes internes…).

#Interface et coordination

* Être le point d’entrée du service pour les questions administratives, juridiques, RH ou financières.
* Assurer la liaison active avec les directions supports (DAJA, DSI, DF, RH) : demandes spécifiques, recherche de solutions, coordination des réponses.
* Réceptionner, répartir et suivre les sollicitations entrantes (mails, courriers, appels).

#Appui opérationnel et organisationnel

* Assister les chargés de projets ou d’événements sur des tâches administratives (recherche, relances, prise de rendez-vous, MAJ de tableaux, devis, …).
* Participer à l’organisation logistique et humaine du service (réunions, ordres de missions, planning d’accueil nouvel arrivant…).
* Rédiger des comptes rendus des réunions de service, assurer la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe.

# Contribution aux dispositifs d’aide

* Suivre administrativement les demandes de subventions (vérification des pièces, conformité, instruction dans les outils).
* Assurer le suivi post-attribution : notifications, conventions, mise en paiement.
* Participer à l’organisation des comités de sélection ou jurys (convocations, préparation, logistique).
* Renfort ponctuel possible auprès des autres chargées administratives de la DCTS (augmentation de l’activité, congés, …).


Formation (diplômes, certifications, agréments…)

* Bac+2 minimum (BTS, DUT ou équivalent).
* Expérience dans une collectivité ou une structure publique appréciée, idéalement en environnement culturel ou transversal.


Savoir-faire

* Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
* Bonne connaissance des circuits administratifs et de la chaîne de validation institutionnelle.
* Connaissance des procédures de subventions et des documents associés souhaitée.
* Rigueur et fiabilité.
* Capacité d’anticipation.
* Aisance orale et rédactionnelle, sens de la synthèse.


Savoir-être

* Très bon relationnel, sens du service et de la collaboration.
* Autonomie, sens de l’organisation, discrétion professionnelle.
* Réactivité, capacité à gérer les imprévus avec méthode.

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée!


La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

* Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
* Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
* Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.
Découvrez les étapes jusqu’à votre embauche et le parcours d’onboarding

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois.Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse.Les missions assurées par le Département sont au cœur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire.En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.

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