Employé(e) administratif(ve)

À propos de nous

HOVIA est une association reconnue d’utilité publique, engagée depuis plus de 100 ans auprès des publics les plus vulnérables : enfants et familles, personnes en situation de handicap, personnes âgées dépendantes. Présente dans 4 régions, elle regroupe plus de 60 établissements et 1 300 professionnel·le·s au service de 3 200 personnes accompagnées.

Les Etablissements Enfants Familles de l’Essonne (EEFE) regroupent :

- Une Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) située à Saintry-sur-Seine accueillant 30 enfants âgées de 3 à 14 ans ;

- Une Maison des Adolescents (MDA) située à Evry accueillant 10 jeunes de 15 à 18 ans et 10 Jeunes Majeurs âgés de 18 à 21 ans hébergés sur des appartements partagés en diffus ;

- Un Centre Parental et une crèche situé à Saintry-sur-Seine disposant de 60 places pour des familles avec enfant de moins de 3 ans ;

- Un service d’Accueil Familial situé à la Ferté-Alais accueillant 40 enfants en familles d’accueil.



Sur l’ensemble des dispositifs, les professionnel-le-s des EEFE (environ 110 collaborateurs) accompagnent près de 150 usagers.


Mission

Votre rôle : un appui éducatif, administratif et RH au service des établissements.

Sous l’autorité de la directrice adjointe ressources humaines et financières des EEFE, vous assurez :

- Le secrétariat éducatif pour la MECS et la MDA : gestion des dossiers numériques et papiers des usagers, suivi des documents nécessaires à l’accueil des enfants (prise en charge, ordonnance de jugement…), mise en forme et envoi des écrits des professionnel-le-s (rapports, note d’incident, …) ;

- L’administration du personnel : constitution et mise à jour des dossiers des salariés, saisie des éléments variables des collaborateurs sur le logiciel Océalia en appui des chefs de services, rédaction de courriers RH.

Véritable relais opérationnel, vous faites le lien au quotidien entre les équipes, les chefs de services et la direction de l’établissement.

Vos missions :

1. Secrétariat éducatif de la MECS et de la MDA

Constitution du dossier de l’usager lors de l’admission : création du dossier numérique de l’usager dans le logiciel Ogyris, création du dossier papier.

Suivi et mise à jour du dossier de l’usager durant son séjour : classement des documents nécessaires à l’accueil et à l’accompagnement de l’usager (prise en charge du département, ordonnance de jugement, attestation de sécurité sociale, …).

Suivi et mise à jour du tableau des échéances éducatives (tableau à destination des chefs de services).

Mise en forme et envoi des écrits professionnel-le-s (rapport éducatif, note d’incident, …).

Suivi et mise à jour du tableau des effectifs retraçant l’activité des services et permettant la facturation des prix de journées.

Appui des chefs de service de la MECS et de la MDA.

2. Administration du personnel

Constitution et mise à jour des dossiers administratifs RH de l’entrée du salarié à son départ.

Saisie et gestion des plannings des collaborateurs sur le logiciel Océalia en appui des chefs de service (saisie des absences et des périodes de congés, suivi des droits à congés, éditions et transmissions des feuilles hebdomadaires et des récapitulatifs mensuels) et en lien avec la plateforme administrative et les gestionnaires de paie.

Rédaction de courriers (convocations aux entretiens annuels, procédures disciplinaires, etc.).

Classement et archivage des dossiers des salariés.

3. Appui à la Direction

Equipe de direction composée d’un directeur, d’une directrice adjointe de l’action éducative et d’une directrice adjointe ressources humaines et financières.

Gestion et suivi de certains courriers.

Rédaction et diffusion des notes de service.


Profil

Formation de niveau Bac à Bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, RH) ou expérience équivalente.

Expérience en environnement médico-social appréciée.

Maîtrise des outils bureautiques.

Rigueur, sens de l’organisation et respect de la confidentialité.

Capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Qualités relationnelles et esprit d’équipe.