Assistant-e administratif-ve (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre d'un remplacement de congés maternité Unis-Cité Occitanie recrute un-e Assistant-e Administratif-ve sur l'antenne de Montpellier.

MISSIONS
Sous la responsabilité du Directeur Territorial et de la Responsable d'Antenne, l'Assistant(e) Administratif(ve) aura pour missions principales :
Administration / Gestion documentaire
- Gérer le courrier entrant et sortant, le standard téléphonique.
- Collecter, organiser, classer et archiver les pièces administratives (dossiers de volontaires, conventions, documents associatifs).
- Assurer la transmission des documents aux services régionaux ou à la Tête de réseau.
- Mettre en place et mettre à jour des outils de suivi administratif.

Comptabilité / Financements
- Collecter les factures, scanner et les coder avant transmission.
- Suivre les factures manquantes et relancer si besoin.
- Participer au suivi des dépenses, budgets, rapprochements bancaires.
- Collecter et vérifier les pièces justificatives liées aux financements (FSE, etc.).

Moyens généraux / Logistique
- Gérer les stocks, les commandes de fournitures et matériel.
- Suivre les prestataires et les contrats (entretien, services externes).
- Appuyer la logistique d'événements (réservations, déplacements, hébergements, salles).
- Assurer le suivi du parc informatique, téléphonique et du parc automobile.
Ressources humaines / Volontariat
- Gérer l'accueil des salariés et volontaires (constitution de dossiers, accès, documents administratifs).
- Mettre à jour les dossiers personnels (mutuelle, transport, médecine du travail, attestations).
- Participer au suivi administratif des éléments liés à la paie (arrêts maladie, absences, avances).
- Appuyer l'organisation des sessions de formation pour salariés et volontaires.
- Gérer les notes de frais, indemnités et avances pour volontaires.

Support / Appui transverse
- Relayer les informations internes aux salariés pour assurer la fluidité des processus.
- Apporter un soutien ponctuel aux autres salariés selon les besoins.
- Participer aux recrutements et au suivi administratif des volontaires.
- Contribuer à la cohérence des procédures internes sur l'antenne.

PROFIL RECHERCHÉ :

Avoir effectué un service civique serait un plus
Niveau : Bac + 2, débutant(e) accepté(e)
Capacités relationnelles et organisationnelles
Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel & Internet
Déplacements réguliers dans les antennes de la région à prévoir (Montpellier, Béziers, Nîmes, Alès)

CONDITIONS
Rémunération : 1978,88 euros bruts mensuel (Minimum) + titres restaurants + mutuelle
Poste basé à : Montpellier
Date de prise de poste : 05/01/26 (pour une durée de 5 mois)
Possibilité de télétravail 2j/semaine (après période de passation et d'immersion

Merci de transmettre votre CV et lettre de motivation

Unis-Cité est une association handi-accueillante.