Assistant(e) du service affaires juridiques questure

À propos de Ville de Saint-Martin-d'Hères La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants). Délais de publication : dimanche 14 juin 2026 Cadre d'emplois : adjoints administratifs Quotité : temps complet Le poste Donnez du sens à votre carrière en rejoignant une collectivité engagée au cœur de l’action administrative et financière, au service du bon fonctionnement des instances municipales et de l’accompagnement des utilisateurs. Sous la responsabilité du(de la) chef(fe) de service, vous assurez le secrétariat du service, le suivi de l’exécution financière et comptable du budget du service, et participez à l'organisation pratique des séances du conseil municipal. Vous assurez également le support de premier niveau du logiciel métier et accompagnez les différents utilisateurs dans leur prise en main du logiciel. Vos principales missions Gestion des dossiers pour le(la) secteur/service/Direction et secrétariat divers : • Assurer l'enregistrement du courrier (arrivée/départ) et répondre aux mails de 1er niveau • Veiller à la mise à jour des documents et déclarations réglementaires • Actualiser les données dans les tableaux de suivi, le logiciel métier et le site web • Réaliser et diffuser différentes éditions de documents • Saisir, mettre en forme, classer et archiver tout types de document • Assurer l'accueil téléphonique Précisions sur certaines missions : Questure : • Assurer la préparation matérielle des séances du conseil municipal • Réceptionner les documents et rédiger l’ordre du jour • Recevoir et mettre en forme les projets de délibérations, relancer les services, suivre les échéances et procédures • Transmettre les projets de délibération par voie dématérialisée et éventuellement pour reproduction en nombre • Constituer et diffuser les dossiers du conseil municipal aux élus • Organiser matériellement la salle le jour de la séance • Transmettre les délibérations au contrôle de légalité, puis assurer leur classement et affichage • Rédiger les projets de délibérations du service • Relire l’ensemble des projets (vérification des annexes, signalement aux services si besoin) • Transmettre les projets de délibérations aux bureaux municipaux • Participer à la rédaction du compte rendu du conseil municipal Décisions et arrêtés : • Gérer l’ensemble des décisions et arrêtés de la collectivité : coordination avec les services, mise en forme, suivi administratif et télétransmission en Préfecture via les logiciels métiers Logiciels métiers et support de premier niveau - référent • Webdélib (logiciel de rédaction des délibérations et de création des séances du Conseil Municipal et du Bureau Municipal ) : accompagnement, assistance quotidienne des utilisateurs, gestion et suivi des incidents avec l’éditeur • idélibRE (logiciel pour la dématérialisation des conseils municipaux et des bureaux municipaux ) : assistance des utilisateurs, gestion des demandes et suivi des incidents avec le prestataire Participation à la vie du(de la) secteur/service/Direction • Intégrer les priorités du service dans l'organisation quotidienne du secrétariat • Contribuer à l’accueil des stagiaires et dispositifs similaires • Préparer et organiser la logistique des réunions • Gérer les agendas et la prise de rendez-vous de l’équipe • Relire et corriger les actes administratifs et divers documents (courriers, comptes rendus, notes, bilans, procédures, supports de communication) • Mettre en place et suivre des tableaux de bord d’activité • Intervenir en soutien au gestionnaire règlementation pour l'instruction des débits de boissons et occupation du domaine public Exécution comptable – référent : • Rédiger et éditer les bons de commande, vérifier et traiter les factures • Suivre les lignes budgétaires via des tableaux dédiés et alerter en cas de besoin • Vérifier la conformité de la facturation avec les marchés publics Conditions d’exercice particulières Organisation du travail dans le cadre des 1607 heures - Contraintes horaires - Pics d'activité Travail en soirée possible (commissions, réunions) : base de récupération Disponibilité selon les périodes de l'année Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service Travail en binôme possible Polyvalence transversale possible Ce poste est susceptible d'évoluer en fonction des nécessités de service Pourquoi rejoindre le service affaires juridiques questure ? • Pour évoluer au cœur des décisions publiques et contribuer au bon fonctionnement des instances démocratiques • Pour mettre à profit vos compétences au sein d'un environnement de travail stimulant, au service de l'intérêt général Les de ce poste Rémunération • Traitement de base selon la grille FPT • Régime indemnitaire motivant : ◦ IFSE cible : 250 € brut / mois Avantages employeur Dès l’arrivée (sans condition d’ancienneté) : • Remboursement transport (PDA) : 75 % de l’abonnement (plafond 99 €/mois) • Accès au COS 38 (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements • Participation à la mutuelle labellisée FPT • Prévoyance contrat groupe du CDG38 : 26 €/mois Après 3 mois d’ancienneté : • Prime annuelle, versée en 2 fois (juin et novembre) • Accès au COS SMH (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements Profil recherché Vos compétences clés Maîtriser les outils numériques, progiciels métiers et suites bureautiques, y compris dans leurs fonctionnalités avancées Assurer un accueil professionnel de qualité, en présentiel comme à distance Mettre en œuvre des techniques de secrétariat efficaces : prise de notes, rédaction, mise en forme, gestion documentaire et organisation des priorités Appliquer avec rigueur les procédures internes et celles des partenaires, tout en assurant un suivi fiable de l’activité via des outils dédiés Garantir le respect des règles d’hygiène, de sécurité et de protection des usagers Mettre en œuvre les principes de la comptabilité publique : suivi budgétaire, conformité des pièces justificatives et exécution des dépenses Intégrer les processus internes (RH, finances, organisation budgétaire) et ceux des partenaires institutionnels Assurer un reporting clair, régulier et pertinent de l’activité Vos connaissances Bonne compréhension de l’environnement de la fonction publique territoriale : organisation, acteurs, missions et cadre réglementaire Connaissance du fonctionnement des instances délibérantes (conseil municipal, assemblées) Bases solides en communication écrite (rédaction, orthographe) et aisance à l’oral Capacité à gérer les situations de tension et à réguler le stress Notions en comptabilité publique et en exécution budgétaire Connaissance des partenaires institutionnels et de leurs missions Maîtrise des procédures internes et des règles de fonctionnement du service et de ses partenaires Vos atouts Grande polyvalence et capacité à gérer plusieurs missions simultanément Esprit d’équipe et sens de la collaboration Adaptabilité face à des contextes et priorités variés Rigueur, sens de l’organisation et respect des délais Excellentes qualités relationnelles : écoute, patience et posture professionnelle Réactivité, dynamisme et efficacité dans l’exécution des tâches Esprit d’initiative et force de proposition pour améliorer l’organisation et les pratiques