Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Notre entreprise, PROVENCALE DE PEINTURE, est une entreprise familiale en SAS créée en 1987. Elle est implantée sur Miramas.

Missions
Liste non exhaustive de vos tâches :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et autres interlocuteurs externes.
- Gestion du courrier : réception, tri,..
- Rédaction et mise en forme / Gestion des litiges chantiers avec avocat de courriers, comptes rendus, rapports, notes internes.
- Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi des stocks.
- Tenue et mise à jour des bases de données et des tableaux de suivi (EPI, pointages, stock dépôt.).
- Réalisation de candidatures aux appels d'offres (AO) en lien avec le service travaux ou la direction. Comprenant l'organisation des classeurs suite à l'attribution du marché
- Assistance aux conducteurs de travaux : gestion de demandes administratives courantes, devis divers.
- Organisation de rendez-vous + Mise à jour des listings intervention avec les Offices HLM, collectivités ou autres partenaires.
- Élaboration des devis, contrats de sous-traitance, préparation et envoi des pièces après validation.
- Suivi des mises à jour des documents administratifs ST (Urssaf assurance etc..)
- Rédaction de notes de service à la demande de la direction.
- Suivi des entretiens des véhicules de service et tenue du planning de maintenance.
- Suivi social : demande de la direction pour renseignements administratifs / Congés salariés (pour MAJ Eurecia en collaboration avec l'assistante de direction)
- Commandes Fournisseurs
- Gestion administrative des documents sous-traitants
- Diverses tâches de secrétariat et diverses mises à jours listing clients (tableur excel)

Profil
Pour ce poste polyvalent au sein de la Provençale de Peinture, nous recherchons un(e) professionnel(le) de l'administration, idéalement issu(e) du secteur du bâtiment, reconnu(e) pour sa rigueur et son excellent sens relationnel. Véritable bras droit opérationnel, vous maîtrisez parfaitement la rédaction de courriers officiels et la gestion administrative liée aux litiges de chantiers ou aux contrats de sous-traitance. Votre expertise technique vous permet de piloter avec précision des dossiers d'appels d'offres et d'assurer le suivi rigoureux de tableaux de bord complexes sur Excel, qu'il s'agisse de stocks, de pointages ou de maintenance de flotte automobile. À l'aise dans l'accueil des partenaires publics et privés, vous faites preuve d'une grande autonomie pour coordonner les imprévus quotidiens tout en garantissant la mise à jour des données sociales et administratives de l'entreprise.

Pour postuler, merci de transmettre votre candidature et lettre de motivation à l'adresse suivante : lamy@provencaledepeinture.fr, à l'attention de M.LAMY - Directeur