Secrétariat en service de prévention et santé au travail h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationService de prévention et santé au travailPrésentation du service
Le GHU Henri-Mondor dispose d'un service de prévention et santé au travail dans chacun de ses sites, notamment l'hôpital Henri-Mondor.

Il est composé d'une équipe pluridisciplinaire pour répondre aux exigences réglementaires en termes de prévention et santé des professionnels hospitaliers (médicaux et non médicaux) de l'établissement.

COMPOSITION DE L'EQUIPE

4 médecins du travail: 3 à 100%, 1 à 20%,

1 cadre de santé

3 Infirmières à 100%

2 secrétaires à 100%
Vos missions
Le secrétaire travaille en étroite collaboration avec le médecin du travail et les infirmières dans l'objectif d'assurer le bon fonctionnement du service et la réalisation de ses missions spécifiques.

Missions principales:

Accueil physique et téléphonique;
Traitement et orientation des demandes reçues par mail;
Travail de planification et tâches de secrétariat courant: classement, courriers, rapports, documents spécifiques, archivage etc dont en particulier l'envoi des convocations aux RDV médicaux et infirmiers;
Gestion des agendas des médecins du travail(planification et organisation des consultations, réunions, formations, ) et du service (congés);
Gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur le logiciel Chimed;
Recueil, saisie et extraction de données pour les études statistiques en lien avec l'activité du service (rapport d'activité, épidémies, activités, accidents du travail, maladie professionnelles);
Rédaction de notes, informations, affichages, rapports, en lien avec les médecins du travail et/ou les infirmier(e)s;
Organisation et gestion de la base documentaire;

Missions administratives/logistiques complémentaires:

Gestion des demandes courantes pour le bon fonctionnement du service: commandes de matériel via NSI Gestion principalement (fournitures de bureau en particulier), demandes d'intervention des services techniques et informatiques,
Transmission (copie mensuelle) des résultats dosimétriques au responsable de la radioprotection
Réalisation de courses diverses dans l'établissement (courrier, commandes, laboratoires, lingerie, pharmacie)

En l'absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l'infirmier(e), orientation des agents selon les procédures validées avec le médecin du travail.
Profil recherché
QUALITES PROFESSIONNELLES ATTENDUES

- Respect absolu du secret professionnel : discrétion, confidentialité (respect du secret médical)
- Qualités relationnelles et d'écoute, sens de l'accueil ;
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Disponibilité et réactivité : capacité de priorisation et d'adaptation aux situations et demandes ;
- Capacités de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers (agents, médecins, directeurs, représentants des instances)
- Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
- Dynamisme et force de proposition dans son domaine de compétences

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Connaissances informatiques développées : Word, Power Point, Excel, recherche documentaire informatique ;
- Connaissance du logiciel Chimed serait un plus mais formation assurée si nécessaire ;
- Connaissances spécifiques à la santé au travail, protection sociale, risques professionnels, pathologies professionnelles ;
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h30 à 16h30TélétravailNon
Description de l'hôpitalLe groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.Référence de l'offre2