Description du poste
Au sein du pôle Hôtel des ministres-réceptions (57 agents), sous la direction de l’intendant et de son adjoint, et sous la supervision d'une gestionnaire en charge de la cohérence des données, la / le gestionnaire participe à l’organisation et au bon fonctionnement du service de restauration dédié aux cabinets ministériels et aux ayants-droits du restaurant de direction « Le Cercle ».
Dans un environnement exigeant, marqué par des contraintes protocolaires et un périmètre ministériel conséquent, il/elle assure, en binôme avec un(e) gestionnaire, la coordination administrative indispensable entre les cabinets ministériels et les équipes opérationnelles (cuisine et service).
Missions principales :
1. Interface avec les cabinets ministériels:
-Assurer le rôle de point d’entrée et gérer les demandes de restauration des cabinets ministériels
-Conseiller et orienter les demandeurs en fonction des contraintes logistiques et des disponibilités
2. Gestion des réservations, planification et coordination:
-Enregistrer les demandes de réservation des espaces de réception
-Élaborer le planning hebdomadaire des différentes prestations
-Mettre à jour en continu ce planning en fonction des modifications
-Assurer une transmission fluide et réactive des informations
3. Communication interne:
-Informer en temps réel le chef des cuisines et ses adjoints, ainsi que les maîtres d’hôtel, de toute évolution d’activité
-Veiller à la coordination entre les équipes administratives et opérationnelles
4. Gestion administrative:
-Saisir les données liées à la volumétrie des prestations, sur un tableur Excel et sur un logiciel de caisse de restaurant
-Établir les devis relatifs aux prestations demandées, sur la base d'une grille tarifaire
-Établir des bons de commande destinés aux prestataires externes (traiteurs, société d'intérim, fleuriste).
Conditions d'exercice particulières
Enquête administrative préalable.
Horaires variables (badgeage) du lundi au vendredi.
Des permanences peuvent intervenir pendant la pause méridienne, en alternance avec un autre gestionnaire.
Description du profil recherché
Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
Réactivité et adaptabilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe dans un environnement exigeant
Maîtrise des outils bureautiques standard
Rigueur et sens du détail
Un intérêt pour l’hôtellerie-restauration serait un plus.
Temps Plein
Oui
Autres
Poste ouvrant droit à la NBI
Non
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
5. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
6. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
7. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
8. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
9. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialisation
Formations générales
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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