Environnement et Contexte du Travail Rattachement Hiérarchique : - Hiérarchie N1 : GORRET Florian, Cadre de Santé. - Hiérarchie N2 : DEHEELE Vivien, Cadre Supérieure de Santé. Horaires de travail associés au poste Type de roulement : Fixe Jour Modalité : 80%. Amplitude Horaire et Continuité des Soins : 8h30 à 16h30. Résumé des missions du poste La filière de soin créée dans le cadre du parcours de soin relatif à la consommation de protoxyde d’azote (ou gaz hilarant) chez les sujets jeunes, souhaite intégrer un ou une Assistante Médico-Administrative pour aider les praticiens dans la logistique et la coordination de la filière. L’Assistante Médico-Administrative a pour mission de traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives relatives à chaque dossier patient. Assurer, dans le respect des besoins des services cliniques et établissements extérieurs, l’ensemble des activités administratives. Elle travaille dans le respect des bonnes pratiques de laboratoire, en assurant la confidentialité et la sécurité des informations. Missions Principale et Activités Administratives L’Assistante Médico-Administrative a pour mission la conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité. Transmission des courriers : Traitement des courriers, dossiers, documents dans son secteur d’activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrise des outils bureautiques et informatiques Accueil : Accueil physique et téléphonique (amplitude horaire : 8h30 – 16h30). Prise de rendez-vous et questionnaires téléphonique. Contact avec les autres professionnels de santé sur site et dans d’autres hôpitaux régionaux. Gestion : Gestion du matériel informatique, ses périphériques et ses fournitures de bureau Gestion et coordination médico-administrative (gestion des plannings, organisation de réunions). Gestion des archives. Qualité : Alerte des non-conformités sur le logiciel de gestion. Gestion des déchets selon la procédure en vigueur (hygiène). Savoir Faire et Savoir être de l’Assistante Médico Administrative : Contact avec les différents interlocuteurs (médecins, biologistes, techniciens, cadres, chargés de clientèle, coordinatrice des AMA, services techniques,) Maîtrise de différents logiciels bureautiques Capacité d’intégration à une équipe de travail Sens de l’organisation et rigueur technique, Curiosité professionnelle, Respect des règles (confidentialité, hygiène,…), Dynamisme, ponctualité et adaptabilité, Ecoute et compréhension, Formation et/ou Expériences Professionnelles souhaitée : Spécificités du poste : (cadre de la filière de soin protoxyde d’azote N2O). Tenue de tableurs Excel afin d’incrémenter le registre patient. Organisation des réunions (logiciels type « doodle » ) Prise de note et rédaction de compte rendus de réunions diverses. Centralisation et archivage régionale des patients N2O (mailing générique et numéro de téléphone). Déclaration des cas et lien avec l’addictovigilance et l’ARS des Haut-De-France. Extraction et analyses de données (nombre d’actes, graphiques, ) Elaboration de documents type affiche ou compte-rendu. Utilisation de logiciels hospitaliers pour la recherche de coordonnées patients et médecins traitant ainsi que compilation des données clinico-biologiques pour le registre patient. Prise de rendez-vous médicaux pour le suivi des prélèvements patients. Profil recherché : Formation requise Une personne titulaire du Baccalauréat (Secrétaire Médicale) ou d’un titre de formation d’Assistante Médico- Administrative. Formation et/ou Expériences Professionnelles souhaitée : Expérience professionnelle souhaitable. Bonne connaissance de l’orthographe, de la grammaire et du vocabulaire médical.
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