Le Centre Hospitalier de Belle-Île en Mer recherche un(e) assistant(e) de direction, le poste est à pourvoir dès que possible sur un CDD de 6 mois :
Missions du poste :
- Assister le directeur de site dans le quotidien de la direction de site
- Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers
- Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site
Activités :
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Traitement de la messagerie du secrétariat de direction
- Traitement et mise en forme de documents, rapport, courriers, compte rendu ou relevés de conclusion
- Alimentation des espaces partagés selon les indications du directeur
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Accueil physique des RDV
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Rassemblement des informations nécessaires à la préparation de dossiers et/ou réunions
- Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations
- Participation à l'élaboration de supports de communication
- Préparation et organisation des déplacements du directeur
- Gestion des plaintes/réclamations et élaboration du rapport d'activité de la CDU
- Coordination la maison des usagers - Mises en place d'actions de promotion de la santé
- Suivi des candidatures pour les Ressources Humaines
- Publication des offres d'emplois
- Gestion des stages
HORAIRES - AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE
8h30- 17h30 (coupure de 1h30 pour le repas)
Amplitude horaire : 7h30
SPECIFICITES DU POSTE - CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée
DIPLÔME, EXPERIENCE ET FORMATION SOUHAITES
Expérience souhaitée d'au moins 5 ans
COMPETENCES REQUISES
Savoir :
- Accueil téléphonique : connaissances générales
- Bureautique : connaissances opérationnelles
- Classement et archivistique : connaissances générales
- Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
- Secrétariat : connaissances opérationnelles
Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Savoir-être :
- Organisé(e), méthodique et rigoureux(se)
- Autonomie et rapidité
- Discrétion
- Qualités relationnelles développées
- Disponibilité
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