Assistant de gestion administrative h/f

ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F DIRECTION DE LA RECHERCHE CDD DE 3 MOIS RENOUVELABLE TEMPS COMPLET A COMPTER DU 1ER SEPTEMBRE 2025 I. Présentation générale du CHU Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne. II. Poste proposé La Direction de la recherche du CHU de Poitiers recrute un assistant de gestion administrative pour seconder les chefs de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche promus par le CHU de Poitiers. - Missions générales
Sous la responsabilité des chefs de projets : - Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet
- Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
- Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
- Mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings)
- Participer à l'organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc.) et rédiger les comptes rendus
- Participer au suivi documentaire du projet
- Constituer les classeurs de la recherche à partir des éléments donnés par le chef de projet : imprimer et classer les documents
- Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc.), les classer, mettre à jour le réseau informatique
- Participer à la mise à jour des documents de l'étude et des classeurs promoteur sous la responsabilité du chef de projet, aux mailings, et réaliser l'envoi des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
- Participer à l'archivage de l'étude
- Assurer le suivi logistique du projet
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc.
- Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc.) : envois initiaux et réapprovisionnements
- Mettre à jour les tableaux de bord permettant le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
- Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne
- Nature du contrat et des conditions de recrutement
Grade : Adjoint administratif CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l'issue des 12 mois - Quotité de temps de travail
Temps de travail : 100% en présentiel III. Profil recherché - Diplôme et formation requis
Bac +2 minimum - Compétences requises
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d'internet
- Anglais écrit niveau BAC
- Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts
- Capacités requises
- Sens de l'organisation, esprit d'initiative, dynamisme et réactivité
- Capacité d'organisation
- Rigueur
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Aisance relationnelle
IV. Renseignements complémentaires Rattachement hiérarchique :
- Directeur de la recherche
- Responsable du suivi des projets de promotion interne
Rattachement fonctionnel :
- Les chefs de projets
- Le responsable et le gestionnaire financier de la cellule budgétaire et financière
V. Démarches à effectuer pour postuler Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, coordinatrice administrative de la recherche promotion interne, au. Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 17 août 2025. Ref : C110O92052