Activités
Faciliter la gestion des temps, des urgences et des priorités à l'échelle des deux pôles, dans une logique d'efficacité de l'action et de bonne coordination avec les élus, les directions, les partenaires :
* Gérer et coordonner avec agilité les agendas, définir avec les DGA les priorités dans la gestion du temps, organiser et adapter les temps de réunions et les temps de travail,
* Assurer l'organisation des réunions pilotées par les DGA et les instances :
* En amont, préparation des ordres des jours, suivi des présences, collecte des éléments nécessaires à la préparation de réunions, suivi des dossiers présentés dans l'ensemble des instances de décision des collectivités (conseils municipal et de métropole, bureau de métropole, CPC et bureau municipal, ...), veille sur les délais et la forme à des documents des 2 pôles transmis par les services rédacteurs.
* En aval, rédaction de PV de décision, de compte-rendu, suivi des conclusions à des fins de rappel et d'alerte sur la mise en uvre des processus.
* Suivre les dossiers présentés dans les instances de Direction Générale (DG, Conseils de direction, Séminaire, ...)
Assister les DGA dans le pilotage des deux pôles :
* Assurer le suivi du courrier, des documents internes, comptes rendus de réunion, tableaux de suivi et indicateurs. Les rédiger, les mettre en forme, en assurer le suivi et les diffuser.
* Accompagner les DGA en matière de veille sur les sujets des deux pôles : veille d'actualité, prise en charge de dossiers ponctuels
* Mettre en uvre les dispositifs d'assistance en complémentarité avec les secrétariats des directions des 2 pôles, les assistantes rattachées à la DG et le secrétariat des élus
* Suivi et animation des espaces collaboratifs des pôles
* Organisation d'évènements, séminaires, etc.
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