Coordinateur de la gestion administrative et paie (h/f)

Missions et activités permanentes


Votre mission ? Être l’un des acteurs RH œuvrant pour la garantie du bon déroulement de la carrière et de la paie des agents de la Bibliothèque et participer à l’optimisation de nos processus dans un contexte du déploiement de notre futur système d’information RH.

Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service de la gestion administrative et de la paie de la direction déléguée aux ressources humaines, le coordinateur de la gestion administrative et paie (H/F) intervient, aux côtés de la cheffe du service et de son adjointe, et assure un rôle de conseil et d’accompagnement auprès des chargés de gestion individuelle et paie du service. Le titulaire du poste assure la coordination, la bonne exécution et la sécurisation des données de paie, de la gestion de carrière et du Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) des personnels (titulaires, contractuels, apprentis) de la Bibliothèque nationale de France, tout en contribuant à l’amélioration continue des outils et des procédures.

Missions principales :

1.Coordination, animation et accompagnement de l’équipe :

- Vous encadrez fonctionnellement et coordonnez l’une des deux équipes de chargés de gestion individuelle et paie (11 agents relevant de la catégorie B et C répartis en deux équipes), en lien avec le second coordinateur (H/F) du service ;

- Vous organisez, priorisez et ajustez l’activité afin de garantir le respect des calendriers réglementaires et des échéances internes

- Vous accompagnez l’équipe dans sa montée en compétences et contribuez à sa professionnalisation continue ;

- Vous appuyez techniquement et au quotidien les agents de votre périmètre sur les dossiers/ situations complexes.

2.Sécurisation des processus et veille réglementaire :

- En lien avec le second coordinateur vous harmonisez les pratiques de gestion RH, paie et en matière de gestion des congés pour raison de santé (CMO, CLM, CLD, CITIS, AT/MP) ;

- Vous participez à la structuration et à la réorganisation de la documentation interne à destination des chargés de gestion ;

- Vous assurez une veille réglementaire dans les domaines gérés.

3.Gestion de la carrière et pilotage de la paie/SIRH

- Vous êtes le garant de la bonne application des statuts, de la réglementation et du cadre de gestion des contractuels ;

- Vous sécurisez la production de l’ensemble des actes de gestion et courriers pris en charge par votre équipe ;

- Vous supervisez et, sécurisez l’ensemble du processus de la paie (calendrier de paie, collecte, saisie, contrôle de cohérences, détection des anomalies, régularisation, validation) ;

- Vous vous assurez de la qualité et de la fiabilisation des données renseignées dans le SIRH ;

- Vous suivez et analysez les indicateurs de paie et, proposez des mesures correctives ;

- Vous contribuez à l’optimisation des outils et requêtes de contrôle en lien avec le second coordonnateur et l’équipe encadrante du service.

Enfin, en tant que binôme, vous travaillez en étroite collaboration avec le second coordinateur (H/F) du service et, participez aux projets structurants du service de la direction déléguée (projet en cours : changement de SIRH, passage à HR4YOU à compter du 01/01/).

Environnement professionnel

Rejoindre la Direction déléguée aux Ressources Humaines de la Bibliothèque nationale de France, c’est intégrer une équipe dynamique de 62 personnes dont les missions s’articulent notamment autour du recrutement, de la gestion administrative et de la paie, du développement des compétences, du pilotage budgétaire et des effectifs, de l’expertise juridique, du dialogue social mais également l’accompagnement dans le pilotage de projets de transformation en lien avec les autres directions de l’établissement.

Liaison hiérarchique :
la cheffe du service de la gestion administrative et de la paie

Liaisons fonctionnelles :
Exerce ses fonctions en lien étroit avec les autres services de la direction déléguée au ressources humaines (SRM, SPS, SAS…), l’adjointe à la cheffe du service et, les correspondants RH des directions métiers

Compétences requises

Un profil confirmé est attendu. Une expérience similaire en fonction publique d’Etat serait un plus

Savoirs :

-Connaissance du statut général de la fonction publique et statuts particuliers (personnels culture, des bibliothèques et agents contractuels) ;

-Connaissance approfondie de la gestion administrative RH et des règles de paie dans la fonction publique ;

Savoir-faire :

-Capacité à appliquer la réglementation à des situations individuelles complexes ;

-Pilotage et planification de l’activité dans un environnement dynamique ;

-Garant du respect des procédures, délais et échéances dans ses domaines d'activité ;

-Conduite de réunions et animation d’équipe ;

-Gestion de situations sensibles ou complexes ;

Aptitudes, savoir-être :

-Discrétion professionnelle et respect pour la confidentialité des données ;
-Sens aigu de l’organisation, capacité d’anticipation et de priorisation ;
-Esprit d’analyse ;

-Capacité à fédérer ;

-Qualités relationnelles ;

-Rigueur ;

-Autonomie ;

-Goût du travail en équipe et de la coordination transverse ;

-Force de proposition.

La connaissance du SIRH HR Access serait un plus.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Rémunération

Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.

Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.

=> Coordinateur de la gestion administrative et paie : Rémunération comprise entre 39 € et 48 € bruts/an

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.