Résumé du poste:
L'Assistant(e) Logement et Programmes assure des missions de planification, d'organisation et de coordination liées à l'expérience extra-académique des étudiants sur site. Ce poste soutient également la mise en œuvre des programmes personnalisés, en collaboration avec l'équipe API Paris.
Responsabilités principales:
Programmes personnalisés
* Contribuer à la conception et à la mise en œuvre des programmes personnalisés et dirigés par des professeurs.
* Élaborer un budget et assurer le suivi des dépenses.
Excursions
* Planifier et exécuter les sorties (recensement, logistique, transport, activités).
* Coordonner avec le/la responsable académique le soutien logistique des excursions et activités culturelles.
Santé et sécurité
* Participer au système de rotation téléphonique d'urgence.
* Appliquer les procédures de santé, de sécurité et de sûreté : gestion des urgences médicales et autres, rapports d'incident, localisation et information des étudiants.
* Maintenir un réseau de ressources médicales et psychologiques et organiser leur intervention si nécessaire.
Logement:
* Recruter et sélectionner les familles d'accueil ; effectuer les contrôles de sécurité (détecteurs CO2, rapports de police, assurances).
* Être le principal contact pour toutes les questions de logement.
* Gérer les demandes de maintenance et assurer le suivi avec les prestataires (plombiers, électriciens, etc.). Superviser les check-in/check-out avec l'appui de l'équipe API Paris.
* Aider le/la Responsable Pays dans l'attribution des logements étudiants et enseignants.
* Suivre les processus opérationnels définis par l'entreprise (système interne de tickets, validation et attribution des logements, inscriptions aux événements, etc.).
Vie étudiante
* Préparer et envoyer les documents pré-départ aux étudiants.
* Organiser les activités étudiantes et événements spéciaux.
* Animer les orientations (pré-départ en ligne, accueil sur place, suivi culturel et résidentiel) et organiser les événements de clôture.
Autres missions
* Coordonner les visites de site ou programmes personnalisés.
* Accompagner les étudiants lors des sorties (journées, soirées, week-ends, séjours). Voyager ponctuellement hors de Paris si nécessaire.
* Compétences et savoir-faire Services étudiants : connaissance de la culture universitaire américaine et des enjeux du séjour à l'étranger.
Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à établir des priorités.
Communication : excellentes compétences écrites et orales ; aisance en présentation publique
Flexibilité : disponibilité en soirée et week-end ; réactivité face aux imprévus.
Rigueur : sens du détail et respect des délais sans compromettre la qualité.
Langues : maîtrise du français et de l'anglais.
Informatique : très bonne maîtrise des outils numériques (Google Suite, Excel,, etc.).
Confidentialité : respect de la vie privée des étudiants et des données sensibles.
Expérience à l'étranger : un séjour d'études sur un campus américain est un plus.
Formation / parcours
* Bac+3 minimum, idéalement en gestion, relations internationales, tourisme, éducation ou domaine connexe.
* Une expérience dans l’accompagnement d’étudiants (services étudiants, vie associative, housing, programmes internationaux) est fortement valorisée.
Expérience professionnelle
* Expérience dans la gestion de programmes ou services étudiants, de préférence dans un contexte international.
* Expérience en organisation d’événements, logistique et coordination de groupes.
* Une expérience avec des étudiants américains à l’étranger est un atout important.
Compétences clés
* Excellente organisation : capacité à gérer simultanément plusieurs projets, prioriser et respecter les délais.
* Compétences interpersonnelles : sens du service, écoute, diplomatie, gestion de situations délicates (logement, discipline, urgences).
* Forte capacité de communication, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.
* Connaissance approfondie de Paris (culture, ressources locales, prestataires, vie quotidienne).
* Aisance avec les outils numériques et administratifs .
Qualités personnelles
* Grande réactivité, flexibilité (soirées, week-ends, urgences).
* Sens des responsabilités et rigueur dans le suivi administratif et opérationnel.
* Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec une petite équipe multiculturelle.
* Sensibilité interculturelle et capacité à accompagner des jeunes adultes dans leur adaptation.
Langues
* Bilingue français/anglais
* Toute autre langue (espagnol, italien, allemand) est un plus.
API (Academic Programs International) offre aux étudiants du monde entier des expériences d'études à l'étranger enrichissantes et immersives. À Paris, API collabore avec des universités et institutions prestigieuses pour proposer des programmes variés, combinant cours académiques exigeants et découverte d'une ville inspirante.
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