Dgddi (dg-sd comint) assistant(e) de direction (cat.b) h/f

Description du poste

Les activités principales sont :

1. Assistance du sous-directeur et aide à l’organisation de son emploi du temps ;

2. Assistance à la préparation des réunions (constitution des dossiers, rappel des contributions attendues, tenue des échéances) ;

3. Liaisons avec l’interne (bureaux et services de la sous direction, secrétariat du directeur général, secrétariat du chef de service, secrétariats des autres sous-directions et bureaux). Gestion de certaines tâches transversales (accueil d’arrivants, centralisation d’informations relatives à la sous-direction etc) ;

4. Liaisons avec l’externe (institutionnels, opérateurs économiques, services déconcentrés) ;

5. Accueil physique des participants aux réunions ;

6. Gestion de la ligne téléphonique et des appels du sous-directeur ;

7. Traitement de dossiers ponctuels, des courriers et notes, suivi d’affaires réservées, archivage et classement ;

8. Prise en charge des aspects logistiques (relations avec le pool-chauffeurs, préparation des missions et des réunions et évènements ;

9. Gestion enrichie et coordonnée de l’agenda.


L’assistance du Sous-directeur s’organise dans le cadre d’une collaboration étroite avec les secrétariats des bureaux Comint 1/3 et Comint 2, en particulier pour assurer la permanence de l’assistance de la sous-direction lors des périodes de congés.

Conditions d'exercice particulières

Dans le cadre du projet de réorganisation de la direction générale, la sous-direction du commerce international a vocation à devenir la « sous-direction de l’Union douanière ». Cette réforme ne modifiera pas les conditions d’exercice de la mission de l’assistant(e) du sous-directeur.

Description du profil recherché

Les compétences mises en œuvre sur le poste :

SAVOIRS:

1. Environnement administratif, institutionnel et politique
2. Outil bureautique de présentation (Powerpoint ou autre)
3. Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)
4. Techniques d’accueil
5. Outil bureautique de traitement de texte

SAVOIR-FAIRE:

6. Analyser une information, un document, une réglementation
7. Accueillir
8. Appliquer un protocole
9. Concevoir un support, un document de communication

SAVOIR-ETRE:

10. Capacité d'adaptation
11. Diplomatie
12. Discrétion
13. Organisation
14. Rigueur

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

15. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
16. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
17. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
18. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
19. SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
20. SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
21. SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
22. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
23. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
24. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
25. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé