Secrétaire médicale en hépatologie ou polyclinique chirurgicale h/f

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratApprentissageService d'affectationHépatologie ou Polyclinique ChirurgicalePrésentation du service
Le Groupe Hospitalier est structuré en 7 départements Médico-Universitaires multi-sites dont 3 DMU transversaux:

- DMU NARVAL
- DMU Ville-Hôpital
- DMU Urgences et MétabolismeDMU Biologie, PUI, Santé Publique, recherche
- DMU Hématologie-Immunologie
- DMU Gynécologie -Périnatalité
- DMU Médecine des Enfants Le DMU NARVAL est réparti sur les 3 sites du Groupe Hospitalier (Avicenne, Jean-Verdier et René Muret) et se compose des services suivants : Blocs opératoires, Chirurgie ambulatoire, Chirurgie ophtalmologique, Chirurgie orthopédique et traumatologique, Chirurgie thoracique et vasculaire-ORL, Chirurgie digestive, Dermatologie, Hépatologie, Médecine palliative, Médecine de l'exercice et du sport, Oncologie, Pathologie professionnelles et environnementales, Physiologie-Explorations fonctionnelles, Pneumologie, Policlinique chirurgicale, Rhumatologie.

Le service d'hépatologie accueille des patients adultes externes et hospitalisés (12 lits d'HDJ, 5 lits HDS et 16 lits d'HC) pour différents examens : Ponction Biopsie Hépatique (PBH), Fibroscan, Radio Fréquence, Radio Embolisation, Transfusion, Chimiothérapie, Fibroscopie, Coloscopie, Vidéocapsule

La polyclinique chirurgicale regroupe 10 spécialités médicales représentées par 70 Chirurgiens et médecins consultants : Anesthésie, chirurgie orthopédique, chirurgie digestive, chirurgie bariatrique, urologie, chirurgie thoracique et vasculaire, ORL et ophtalmologie.
Vos missions
L'agent d'accueil a pour rôle d'assurer un accueil professionnel, chaleureux et efficace des patients et de leur entourage, ainsi que la gestion administrative des consultations. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service et à l'amélioration de l'expérience patient.

Missions du Service d'hépatologie :

- Gestion de l'accueil physique et téléphonique et du flux patient à l'accueil
- Assurer la gestion du flux des patients des 3 secteurs (HDS, HC et HDJ)
- Gérer la prise de rendez-vous sur les différents secteurs à la demande des médecins
- Effectuer les demandes et les retours des patients sur le logiciel i-transport
- Numériser, intégrer et effectuer les envois de résultats d'examens.
- Assurer la traçabilité (Examens réalisés, albumines administrées) dans le dossier informatisé du patient.
- Classer et archiver
- Assurer les courses au sein du service (magasin et éventuellement au sein du DMU, rangements divers).
- Toute aide au service s'inscrivant dans son domaine de compétences et respectant la réglementation
- Saisir l'activité.

Missions en Polyclinique Chirurgicale :

- Accueillir les patients et leurs accompagnants avec bienveillance.
- Identifier les besoins et orienter les patients vers le bon interlocuteur ou le bon service.
- Fournir des informations claires sur la consultation, les horaires, les délais ou les modalités de consultation.
- Gérer les demandes et transmettre les informations nécessaires aux équipes médicales et administratives.
- Enregistrer les arrivées des patients dans le logiciel dédié ORBIS ou autre logiciel de gestion hospitalière.
- Vérifier et mettre à jour les données administratives (identité, couverture sociale, mutuelle).
- Préparer les dossiers médicaux nécessaires aux consultations.
- Planifier et reprogrammer les rendez-vous en fonction des disponibilités et des impératifs du service
- Orienter les patients vers les salles d'attente et informer les équipes médicales de leur arrivée.
- Gérer les flux patients pour minimiser les temps d'attente et éviter les encombrements.
- Collaborer avec les équipes médicales, paramédicales et administratives pour le bon déroulement des consultations.
- S'assurer de la disponibilité des documents requis (ordonnances, résultats d'examens, etc.)

Profil recherché
Savoir-faire requis
*Excellentes compétences relationnelles.
*Sens de l'organisation et rapidité dans l'exécution des tâches.
*Connaissance du circuit patient.
*Maîtrise des outils informatiques et des applications métiers (Gilda, Orbis, PACS - enregistrement de CD-Rom).
*Application des protocoles, procédures et règles d'identitovigilance.
*Formation et maîtrise des gestes d'urgence.

Connaissances associées
*Connaissances informatiques solides.
*Formation sur site pour les spécificités liées au plateau technique.
*Connaissance des protocoles d'hygiène, de sécurité et des procédures institutionnelles.

Qualités requises
*Vigilance, rigueur et sens des responsabilités.
*Écoute, disponibilité et bonne présentation.
*Autonomie et esprit d'initiative.
*Esprit d'analyse et capacité à travailler en équipe et en interdisciplinarité.
*Discrétion professionnelle et maîtrise de soi.
*Ponctualité, assiduité et respect des recommandations vestimentaires liées à l'hygiène et à la sécurité.
*Engagement dans l'amélioration continue et l'actualisation des connaissances.
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h-17h - 8h30-18hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
Remboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport

Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts: la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Référence de l'offre2