Fiche de poste secrétaire MISSIONS PRINCIPALES 1. Exercer des fonctions d'accueil et de secrétariat. 2. Réceptionner et enregistrer les demandes d'examens 3. Gérer la diffusion des résultats 4. Classer et archiver les documents 5. Participer à l'élaboration, à la mise en uvre et à l'amélioration du système qualité du laboratoire selon la norme ISO 15189. ACTIVITES PRINCIPALES 1. Exercer des fonctions d'accueil et de secrétariat. - Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les prescripteurs, les personnels hospitaliers et les intervenants extérieurs (fournisseurs, livreurs). - Renseigner les patients, les préleveurs et les prescripteurs sur les modalités de prélèvement. - Prendre les rendez-vous pour les prélèvements de spermogramme - Gérer le courrier - Assurer la gestion de l'environnement de travail : gérer les stocks de fournitures de bureau et des laboratoires sous-traitants, gérer le fonctionnement des téléphones, fax et imprimantes du secrétariat. 2. Réceptionner et enregistrer les demandes d'examens - Réceptionner les prélèvements des divers services et correspondants externes selon la procédure : R1-c-G-PR 01 -Réception des échantillons - Enregistrer les dossiers des patients sur le SIL (système informatique du laboratoire) - Enregistrer les non-conformités selon la procédure en vigueur - Communiquer aux services les non-conformités pré-analytiques bloquantes - Gérer les problèmes d'identité avec le service des admissions et le DIM - Etiqueter et acheminer les prélèvements aux différents postes techniques - Vérifier la saisie des prescriptions - Participer à la gestion des envois d'examens aux sous-traitants 3. Gérer la diffusion des résultats - Trier et ventiler les comptes rendus papier - Gérer le retour des résultats des examens sous-traités (veille hebdomadaire des dossiers « en cours ») - Informer les patients externes des modalités de réception des résultats (papier ou dématérialisée) - Paramétrer les correspondants et prescripteurs sur le SIL 4. Classer et archiver les documents - Les prescriptions et les bons de demande d'examens - Les bordereaux d'envoi ou de transport - Gérer la destruction des documents confidentiels 5.Participer à l'élaboration, à la mise en uvre et à l'amélioration du système qualité du laboratoire selon la norme ISO 15189. - Connaître et appliquer les procédures relatives à leur fonction. - Tracer les non conformités et réclamations - Participer aux réunions - Participer à l'élaboration de requête statistique pour le suivi d'indicateur qualités et participer à la rédaction de documents. - Rédiger des demandes d'évolution et proposer des actions d'amélioration. PROFIL REQUIS - Formation ou expérience en secrétariat COMPETENCES ATTENDUES - Maîtrise des outils bureautique Word et Excel et les outils institutionnels - Utilisation du SIL - Utilisation de Kalilab - Connaissance et application des procédures relatives à leur fonction - Connaissance de l'organisation du laboratoire - Connaissance des règles de gestion documentaire - Application des règles d'hygiène et de sécurité au laboratoire - Connaissance de la Norme ISO 15189 et du Manuel Qualité QUALITES INDIVIDUELLES ATTENDUES - Garantir la discrétion et le secret professionnel - Écouter, faire preuve de disponibilité, de patience - Adapter son discours à la personne (reformulation ) - Organiser le travail en priorisant les activités - Faire preuve de rigueur, de rapidité, de polyvalence - Esprit d'équipe et d'initiative - Avoir le sens des responsabilités, être ponctuelle - Savoir gérer les imprévus (postes concernés : aucun) Monsieur Thibaut BEYLARD, Cadre de Santé du Laboratoire Mail : thibaut.beylard@chicmt.fr
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