Responsable service à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon grille indiciaire + régime indemnitaire + CNAS Descriptif de l'emploi La commune de Barby (3500 habitants) recrute un(e) Responsable du Service à la Population.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez en charge :
- Encadrement et coordination de l'ensemble des activités du Pôle Service à la population.
- Mise en œuvre des orientations et des priorités définies par l'équipe municipale et la direction générale des services.
- Accompagnement des services dans une démarche de qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d'attente, qualité du traitement des demandes, etc). Missions / conditions d'exercice - Gestion d'équipe :
Pilotage et organisation du service et de l'accueil.
Supervision et encadrement des agents accueil/état civil et accueil/affaires générales.
Elaboration et suivi de l'exécution du budget du service.
Mise en œuvre des outils et de suivi de l'activité (tableaux de bord, statistiques, rapport d'activité, enquête de satisfaction ...).

- Secrétariat de mairie (Maire + Elus + DGS) :
Gestion de l'agenda du Maire.
Préparation et suivi des dossiers du Maire et des élus.
Supervision de la préparation et du suivi des conseils municipaux.
Participation au conseil municipal.
Rédaction des comptes rendus des réunions du conseil municipal.
Gestion du courrier et rédaction des communications officielles.
Suivi et relation presse locale.

- Accueil
Garant de la qualité de l'accueil du public.
Développement des dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées.
Optimisation de la gestion des flux et du temps d'attente.

- Etat-Civil :
Accueil et conseil des administrés dans leurs démarches.
Garant de la tenue administrative des registres d'état civil.
Organisation et suivi des dossiers relatifs à l'état civil (naissance, baptême, mariage, pacs, décès, changement de nom, livrets de famille, mention, etc).
Assure la sécurisation administrative et juridique des actes.
Assure les fonctions de l'Etat Civil délégué.

- Elections :
Supervision des élections.
Organisation des scrutins : Coordonner les scrutins municipaux, nationaux et européens, organiser la mise en place des bureaux de vote, l'affichage des résultats et la communication aux électeurs.

- Gestion funéraire
Suivi des concessions funéraires : Gérer les demandes et renouvellements de concessions en conformité avec la législation.
Coordination des démarches administratives liées aux obsèques, gérer le cimetière et les espaces funéraires.

- Politique de la ville :
Participation au comité de pilotage des correspondants de nuit.
Appui au DGS et aux élus sur la thématique.

- Missions annexes :
Information et accompagnement des administrés dans leurs démarches de logement.
Suivi des demandes d'aide sociale personnes âgées et personnes handicapées.
Archivage : Gestion et conservation des archives municipales. Mise en place de procédures de classement et de numérisation des documents.
Recensement de la population (tous les 5 ans) : Assurer les fonctions de coordonnateur communal dans le cadre des campagnes de recensement général de la population.

Lieu de travail : Mairie de Barby
Horaires : Temps complet
Horaires fixes avec amplitude variable en fonction des nécessités de service.
Travail ponctuel les week-ends en période électorale.
Travail en soirée lors des conseils municipaux ou réunions exceptionnelles. Profils recherchés - Compétences professionnelles :
Connaissances avérées de la réglementation en matière du code civil, de droit électoral et de droit funéraire,
Connaissance de l'environnement territorial et juridique des collectivités territoriales,
Maîtrise des procédures administratives,
Management de proximité, organisation de service,
Maîtrise de l'environnement et des outils informatiques (bureautique et applicatifs métiers).

- Savoirs être :
Capacité à rendre-compte,
Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d'interlocuteur,
Qualités relationnelles et d'écoute (pédagogie),
Qualités rédactionnelles,
Aptitude au travail en transversalité,
Réserve, discrétion, confidentialité et sens du service public,
Rigueur et organisation,
Esprit d'initiative et de décision.