RESPONSABILITÉS :
En lien avec l'assistante du responsable administratif, le responsable administratif et le directeur du SEFCA, le poste de Gestionnaire Administratif se charge de la gestion administrative quotidienne du service. Il traite les différentes inscriptions administratives et saisies vacations, dans le logiciel SAGHE. Il alimente en données d'exploitation le système d'information.
Activités principales
• Diffuser, réceptionner les dossiers d'inscription administrative (mail, courrier externe ou interne)
• Enregistrer ces dossiers
• Distribuer ces dossiers aux assistants de formations en charge de la formation concernée
• Saisie des Inscriptions Administratives dans Apogée
• Gérer les contrats et conventions de formation : envoyer aux futurs stagiaires le dossier de formation continue, en assurer le retour et le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions et avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers et des émargements.
• Edition et envoi des attestations de réussite, relevés de notes et diplômes
• Liaison avec la facturation interne du service via les dossiers partagés,
• Etablir les attestations de suivi et d'assiduité, classement des dossiers, attestations de présence
Gestion des dossiers vacataires
• Informer et accompagner les vacataires intervenants dans les formations, afin qu'ils puissent s'enregistrer et établir leurs dossiers vacataires sur la plateforme SAGHE
• Pré-examiner les dossiers vacataires dans SAGHE
• Centraliser et saisir les heures prévisionnel des vacataires
• Les valider auprès des Chargés d'ingénierie
• Réajuster les heures réalisées dans SAGHE
• Faire valider auprès de la direction du SEFCA les tableaux de bord
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme classé au moins au niveau 3 (Bac souhaité), expérience souhaitée
Connaissances
• Cette fonction requiert une grande rigueur, une forte capacité de travail et une très bonne réactivité. Elle exige des connaissances pratiques en matière de formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l'alternance associée à une connaissance de la diversité du public de la FC et des besoins de formation.
• Une connaissance du milieu universitaire ou éducatif serait appréciée.
Compétences
• Connaissances pratiques de base sur la réglementation de la formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l'alternance
• Connaitre la diversité des publics de la FC, leurs besoins de formation
• Connaitre les programmes de financement de la formation
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser la mise en œuvre des logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur)
• Hiérarchiser l'importance des courriers, courriels et appels téléphoniques
• Renseigner des logiciels métiers (Apogée inscription administrative, System Univ pour l'élaboration des contrats et conventions, logiciels partenaires AREF, KAIROS...)
• Gérer le système de classement
Savoir-faire : Maîtriser les outils informatiques
Savoir-être
• Esprit d'équipe : Avoir le sens du travail en équipe, de la communication et celui de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de disponibilité
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
• Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
• Contrat CDD 1 an, renouvelable, catégorie C
• Télétravail possible après période d'intégration
• Rémunération : à partir de 1 806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
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