L'assistant(e) administratif(ve) est l'ambassadeur(rice) de la société auprès des clients et des visiteurs et assure diverses tâches administratives à la demande des différentes directions de l'entreprise.
️ Missions principales
- Assurer l'accueil téléphonique.
- Accueillir et orienter les personnes entrant dans l'entreprise. (Registre d'entrée, badges.)
- Assurer un accueil sécurité concernant les consignes et conduites à respecter à l'ensemble des visiteurs du site (confidentialité / stationnement / incendie / sanitaires / EPI).
- Tenir à jour le registre des visiteurs.
- Distribuer et gérer le stock des vêtements et chaussures de sécurité aux visiteurs et nouveaux entrants.
- Suivre un planning des visites et des travaux extérieurs et assurer le suivi des échanges avec le prestataire d'entretien des locaux
- Préparer et organiser la logistique des différents événements d'entreprise (réunions, déplacements, séminaires, formations.).
- Procéder à la réception, au tri et à l'envoi du courrier.
- Organiser le tri et l'archivage des divers documents de l'entreprise.
- Réaliser les commandes de fournitures, de consommables et vêtements de travail et vérifier la conformité des livraisons.
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus.) et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) à la demande des différentes directions de l'entreprise.
- Structurer et assurer la transmission des informations / communications en interne. (Notes de service, écrans dynamiques.)Votre parcours :
Diplôme Bac +2 en assistanat de direction/manager, gestion administrative, gestion PME/PMI. Première expérience requise
Votre expérience :
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
- Maitrise des normes rédactionnelles,
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage,
- Anglais indispensable
Qui vous êtes ?
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Rigueur
- Sens de la discrétion, de l'organisation et de la communication
- Dynamique
- Autonome
- Aisance relationnelle
Ce que nous vous proposons :
Temps de travail : Temps plein Localisation : Port en Bessin Huppain Avantages : Tickets restaurant Mutuelle d'entreprise prise en charge à 50% et prévoyance Participation/intéressement Plan de formation
Environnement de travail collaboratif et dynamique Une équipe à taille humaine avec un haut niveau d'autonomie.
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