Office manager bilingue anglais - cdi paris 14è

Notre client est un acteur majeur dans le secteur des établissements de santé, pour son siège (50 personnes), nous recherchons un/e :


Office Manager


Poste en CDI basé dans Paris (14ème)


Poste en présentiel à temps plein.

Poste en 35 heures du lundi au vendredi : 8h30-17h avec une 1h30 de pause déjeuner.

Rattachement hiérarchique : Assistante du Directeur Général


Missions :


1. Accueil physique


Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité au sein du siège du groupe, en français et en anglais. Assurer un accueil professionnel, chaleureux et bilingue, garantir le bon fonctionnement du standard et contribuer activement au bon déroulement de la vie quotidienne du siège.


* Standard téléphonique


* Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants en français et en anglais.

Gérer les demandes de premier niveau ou transmettre efficacement les messages.

* Maintenir à jour les annuaires internes et informations de contact.


Administratif et logistique


* Gérer la réception et l’envoi du courrier et des colis (entreprises livraison courrier / coursiers / livreurs, répartition, suivi, affranchissement).
* Réserver les salles de réunion, taxis, cafés, repas selon les besoins internes.
* Gérer les fournitures et petits stocks du siège (commande, rangement, suivi).
* Collaborer avec les services généraux pour le bon fonctionnement des locaux (maintenance, prestataires…).


Communication et image


* Maintenir une posture professionnelle et une excellente présentation en toutes circonstances.
* S’exprimer avec aisance et courtoisie à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.
* Participer activement à l’accueil de nouveaux collaborateurs ou partenaires France et internationaux.


Office management

* Supervision du bon fonctionnement des locaux (entretien, fournitures, équipements).

Relations avec les prestataires logistiques et administratifs.

* Appui à l’intégration des nouveaux collaborateurs du siège (accueil, poste de travail, coordination IT, …).

Suivi des commandes, contrats fournisseurs, interventions.


Organisation de séminaires ou évènements pour toute la société une à 2 fois par an.


Support transversal à la direction général selon demande du DG (assistance planification, logistique, administrative).


Les missions et attributions indiquées ci-dessus ne présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif et peuvent être modifiées en fonction des évolutions des services en lien avec la qualification et l’expérience).


Votre profil :


Pour ce poste, vous avez la capacité de prioriser et gérer les imprévus.

Vous maîtrisez les outils informatiques classiques (outlook, word, excel, teams).

Vous avez au moins 4 ans d’expérience récente en tant qu’Office Manager et vous avez déjà organisé des séminaires de A à Z.

Anglais courant à bilingue (C1 minimum) IMPERATIF (l’Italien est un plus)

Formation requise : niveau BAC+2 minimum


Notre client est leader étant leader sur son marché, vous devez avoir une présentation irréprochable (ponctualité, disponibilité, sens du service, diplomatie, patience, confidentialité). Une capacité à gérer les priorités et les imprévus avec calme est nécessaire.