Ce poste est proposé aux agents titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD de 12 mois)
Le challenge
La personne recrutée sera affectée à l'administration de l'Institut Supérieur Aquitain (ISA) au sein d'une équipe de 10 personnels administratifs et techniques. L'ISA est une école d'ingénieurs de l'UPPA, elle forme des ingénieurs spécialistes des domaines du bâtiment et des travaux publics et des ingénieurs spécialistes des domaines du numérique et de l'informatique. La forte relation avec le milieu de l'entreprise entretenue par les nombreux stages proposés aux élèves ingénieurs participe à l'excellence de la formation. Les filières en apprentissage et la mise en place de contrats de professionnalisation accroissent ces relations privilégiées et soutient la croissance de l'école. La mission de la personne recrutée sera d'assurer tous les actes de gestion relevant de la scolarité des étudiants sous la responsabilité de la responsable administrative et financière.
Les activités principales
- Informer les publics (les étudiants, le personnel enseignant interne ou externe, et les différents interlocuteurs à l'établissement) sur l'aspect pédagogique et administratif ; rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées
- Gérer et suivre les dossiers administratifs des étudiants français et étrangers : inscriptions administratives et pédagogiques, suivi de bourses, contrôle d'assiduité.
- Assurer le respect des maquettes : structures d'enseignement, modalités de contrôle des connaissances, règles de calcul, charges d'enseignements
- Organiser et suivre les emplois du temps et des réservations de salles
- Gérer les absences et changements de plannings
- Suivre et contrôler des périodes de stage avec les interlocuteurs concernés (étudiants et tuteurs), de la convention au suivi des présences
- Gestion administrative et logistique des examens dans le respect de la réglementation en vigueur : réservation des salles, création des listes de présence, convocations, saisie des notes, PV des jurys, traitement des résultats en fonction des niveaux de diplômes.
- Participer aux réunions
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d'un diplôme de niveau III
Vous possédez :
des connaissances sur le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche,
des connaissances sur la réglementation applicable en matière d'offre de formation et de gestion de scolarité
des connaissances sur la réglementation relative à la scolarité, notamment en termes d'inscriptions administratives et pédagogiques, d'examens et de cursus d'études.
Vous maîtrisez :
la prise en compte contraintes et échéances, dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
l'utilisation d'outils de bureautique
la mise en œuvre des procédures et des règles en constante évolution
l'accueil et vous communiquez de manière adaptée avec les différentes populations concernées
Vous êtes en capacité :
- Respecter la confidentialité
- Être organisé et prioriser ses activités
- Avoir le sens relationnel, travailler en équipe,
- Être réactif et dynamique
- Être autonome, très vigilant et rigoureux
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte, être fiable et transparent
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