Contexte du recrutement et définition de poste
Les départements scientifiques sont au nombre de trois: « Adaptations du Vivant », « Origines et Evolution » et « Sociétés et Environnements ». Ils contribuent à l'élaboration et la mise en oeuvre de la politique scientifique de l'établissement dans tous ses domaines d'activité. Ils sont garants de l'articulation et l'interdépendance entre les domaines d'activité de la mission statutaire du Muséum.
Les départements scientifiques animent et coordonnent la mobilisation des 16 unités de recherche au service de la mise en oeuvre de la mission statutaire du Muséum, en s'appuyant sur les moyens qui leurs sont propres. Le Service administratif Commun des 3 Départements scientifiques (SC3D) encadre et coordonne administrativement l'usage de ces moyens au service de l'activité des départements, ainsi que des activités des 8 Unités de recherche gérées administrativement par le Muséum. Les unités concernées sont: BOREA - Biologie des organismes et des écosystèmes aquatiques (UMR7208), CESCO - Centre d'Écologie et des Sciences de la Conservation (UMR 7204), CR2P - Centre de Recherche en Paléontologie - Paris (UMR 7207), HNHP - Histoire Naturelle des Humanités Préhistoriques (UMR 7194), ISYEB - Institut de Systématique, Evolution, Biodiversité (UMR 7205), MCAM - Molécules de Communication et Adaptation des Micro-organismes (UMR 7245), PhyMA - Physiologie moléculaire et adaptation (UMR 7221), et StrinG - Structure et Instabilité des Génomes (UMR 7196). Le SC3D soutient également l'activité des 8 Unités mixtes gérées administrativement par des tutelles autres que Muséum et nécessitant une coordination entre tutelles.
Dans un cadre de la réorganisation des modalités de gestion administrative des départements et des unités de recherche - marquée par la mise en place progressive d'une délégation de gestion unique et la création d'un Secrétariat Général Administratif (SGA), structuré en deux pôles, «Moyens», et «Conventions & RH» - nous recherchons un cadre administratif en charge de la mise en place et du pilotage du Pôle Moyens.
LE POSTE
Sous l'autorité du SGA des Départements scientifiques, le responsable du Pôle Moyens assure un rôle d'aide au pilotage administratif auprès du SGA et des unités de recherche. Il est le référent aux moyens du SGA au sens large, et est l'interlocuteur privilégié conjointement avec le SGA des Directions des départements, de la Direction Générale Déléguée à la recherche (DGD REVE), et des services du pôle soutien et appui de la Direction GénéraleDéléguée aux ressources (DGD R), en ce qui concerne la commande publique, le budget et l'exécution des dépenses et des recettes. Ainsi, le responsable du Pôle Moyens est en charge de :
Gestion du Pôle
· Piloter la programmation et l'exécution des crédits alloués aux départements ;
· Superviser l'instruction des demandes de dépenses et de recettes en soutien aux unités ;
· Assurer la coordination et la vérification des enquêtes budgétaires annuelles ;
· Assister les directeurs de département et le SGA en les représentant éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
· Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers administratifs complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
· Contribuer à élaborer et préparer les actes de gestion sensibles afin de prévenir les contentieux ;
· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents au service de sa réorganisation, puis de l'amélioration du fonctionnement de la structure ;
· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
Animation et coordination du pilotage budgétaire de l'ensemble des départements et de leurs unités gérées par le Museum en lien avec la DGD-REVE, de la Direction des Affaires Financières (DAF) et de l'Agence Comptable
· Coordonner la production des documents budgétaires dans le cadre du dialogue de gestion, de la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs (appui aux Unités, vérification de la cohérence des données et premier rôle de filtre dans le cadrage budgétaire) ;
· Assurer le suivi régulier de l'exécution du budget de l'ensemble des composantes des départements en recettes et en dépenses : identification des risques de sous et de surconsommation, dialogue avec les directeurs d'unités et de départements pour une allocation optimale des crédits budgétaires ;
· Assurer un travail d'analyse et de suivi de l'exécution des dépenses et des recettes ;
· Mettre en place des tableaux de suivi sur le niveau d'exécution des commandes en cours, des factures et des workflows.
Participation au montage, au pilotage et suivi des actes complexes
· Apporter son expertise et son assistance au montage de certains marchés publics particulièrement complexes et/ou mutualisés, en interaction avec le Service Achats.
· Assurer, en lien avec les Unités, le suivi de l'exécution des projets complexes ;
· Participer à la coordination de l'exécution des appels à projet du Muséum.
Rôle d'Appui/expertise pour les unités
· Collecter, prioriser et mettre en oeuvre les besoins d'ajustement des procédures administratives Moyens' aux particularités de l'activité de recherche des Départements et des Unités ;
· Participer aux réunions avec les services de l'Agence Comptable et de la DAF sur la fluidification et la sécurisation du flux de la dépense ;
· Mise en oeuvre des projets de mutualisation des ressources matérielles des Unités ;
· Travailler à la diffusion de bonnes pratiques auprès de l'ensemble des gestionnaires d'Unités et contribuer à leur montée en compétence ;
· Animer et/ou coordonner des projets de formations internes thématiques (outils internes, évolution des pratiques).
ENCADREMENT
Responsabilité hiérarchique : 2 agents de catégorie B
Responsabilité fonctionnelle: les cellules administratives ou réseaux de gestion.
Profil recherché
- Bonnes connaissances en gestion budgétaire, finances publiques, droit des contrats (marchés publics), règles et techniques de comptabilité ;
- Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;
- Notions en ressources humaines et expérience en encadrement souhaitées ;
- Compétences dans la production de tableaux de bord ;
- Maitrise des outils informatiques (Excel en particulier) ;
- Connaissance d'un système d'information budgétaire et financière (SIFAC souhaité) ;
- Compétences en gestion de projet ;
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- Gout pour le travail en équipe - réseau ;
- Rigueur / Fiabilité ;
- Réactivité ;
- Sens relationnel, pédagogie ;
- Sens de la confidentialité.
Information(s) complémentaire(s)
Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.
Le contrat
Localisation : Jardin des plantes
Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie A ou CDD de droit public renouvelable
Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.
Les avantages
Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)
Télétravail possible jusqu'à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté
Restaurant d'entreprise
Prise en charge partielle de votre mutuelle
Un comité social et une association sportive et culturelle
Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités
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