Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Au sein de l'équipe dédiée à la formation continue, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des activités administratives, logistiques et financières.
Vos missions incluent :
Organisation logistique :
• Réservation des hôtels, transports (trains, avions) pour les intervenants ou clients.
• Réservation des salles de formation et prestations annexes (traiteur, écharpes, eau, café...).
• Gestion des reprographies et demandes spécifiques des formateurs.
• Organisation des jurys et examens (convocations, logistique, édition des parchemins).
Suivi administratif et financier :
• Gestion des dossiers de financement (OPCO, CPF, autres organismes financeurs).
• Rédaction et suivi des documents contractuels : devis, contrats cadres, conventions de formation.
• Gestion des avenants et des paiements des intervenants.
• Suivi des paiements clients : facturation, relances, coordination avec le service comptabilité.
• Suivi des frais de déplacement.
Contribution aux processus qualité et amélioration continue :
• Suivi des indicateurs qualité définis par la certification Qualiopi.
• Participation à l'amélioration des process administratifs en conformité avec les obligations légales.
Appui aux équipes commerciales et coordination pédagogique :
• Assister l'équipe commerciale dans la gestion des demandes clients et prospects.
• Collaborer à la mise en place des formations : feuilles d'émargement, questionnaires de satisfaction, supports.
• Aider à la préparation des propositions commerciales et au suivi des relances.
• Contribuer à l'amélioration des supports de communication (PowerPoint, Word, Excel).
Support administratif courant :
• Planification des réunions d'équipe et rédaction des comptes rendus.

PROFIL RECHERCHÉ :

Votre profil
• Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e) et engagé(é) dans une structure ne développement.
• Vous avez un excellent sens du service et une forte capacité à travailler en équipe.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (notamment Pack office, Canvas, GPT ).
• Vous avez une très bonne capacité rédactionnelle et un excellent niveau d'orthographe.
• Une connaissance du secteur de la formation professionnelle ou de l'environnement académique est un plus.