L'assistant·e de direction agira sous l'autorité de la Directrice de l’International (n+1).
Elle/Il est amené·e à travailler avec l'ensemble des personnels de la direction, avec les personnels des composantes et des différents services de l'université. Elle/Il est également un interlocuteur privilégié des partenaires externes.
Assurer l'assistanat de direction du service
* Gestion des agendas de la Directrice et de la Vice-Présidente International et Égalité
* Diffusion des communications internes et externes au sein de la Direction (téléphonique, électronique, physique)
* Organisation logistique des réunions : communication des ordres du jour, suivi des émargements, rédaction et diffusion des comptes rendus
* Assistance de saisie des agents de la direction dans l'outil Notilus dédié à la planification et la réservation des déplacements (assister et accompagner les utilisateurs, valider les déplacements)
* Suivi des bons de commande et attestations délivrées dans le cadre des BIP en lien avec les composantes.
Assurer le suivi des actes administratifs de la direction
* Organisation, alimentation et mise à jour des bases de données relatives à la gestion administrative (conventions, décisions), financière.
* Mise en œuvre et suivi des conventions et autres documents officiels (établissements partenaires, Feder)
* Suivi administratif des stages effectués à la DI (signature de la convention, versement des gratifications)
Assurer le suivi des mobilités Erasmus+ de personnels
* Suivi des dossiers de mobilités des personnels (STA) dans Moveon (logiciel métier) : constitution des contrats d'enseignement et financier, gestion des bourses
* Suivi des dossiers de mobilité OS (diffusion des informations, suivi des justificatifs et rapport, enregistrement dans Moveon)
* En lien avec les assistants de saisie de proximité Notilus, assister et accompagner les personnels sortants, valider les déplacements.
Participer à l'organisation des évènements en lien avec l'international
* Organisation de l'accueil de délégations étrangères (coordonner les plannings, réserver les salles)
* Accompagnement des composantes dans l'accueil des délégations étrangères
* Participer aux actions et évènements de la direction en fonction des besoins.
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