Assistant de direction des régies (h/f)

Rattaché à la Direction des Régies, vous apporterez un soutien administratif essentiel au Directeur et aux Chefs de service, contribuant au bon fonctionnement des activités et au suivi opérationnel et administratif des projets. Dans ce cadre, vos missions consisteront à :

1. Assistanat administratif et bureautique

* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique ;

* Prendre des notes et rédiger tous types de courriers, comptes rendus et documents administratifs ;

* Saisir, mettre en forme et mettre à jour des documents de nature variée ;

* Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire du service.

2. Organisation et suivi des activités de la Direction

* Tenir l’agenda du Directeur et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements ;

* Préparer les réunions : ordre du jour, transmission de documents, logistique ;

* Participer au suivi des projets et des priorités de la Direction ;

* Renseigner les tableaux de suivi des activités du service.

3. Gestion budgétaire et suivi comptable

* Participer au suivi de l’exécution budgétaire du service ;

* Éditer des bons de commande, assurer la saisie des engagements ;

* Contrôler et assurer le suivi des factures ;

* Saisir sur le logiciel comptable le budget alloué à la Direction.

4. Accueil, communication et interface avec les interlocuteurs

* Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat ;

* Filtrer, recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques ;

* Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes selon leur demande ;

* Assurer un rôle d’interface entre le Directeur, les chefs de service, les agents, les partenaires et les services municipaux.