Le Centre Hospitalier d'Uzès recherche un.e adjoint.e administratif/ administrative H/F auprès de la Direction générale et de la communication. Poste à temps complet pourvoir dès que possible. Contrat évolutif.
Missions principales :
- Secrétariat de Direction : Organiser pour un responsable hiérarchique le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers.
- Chargée de communication : Mettre en œuvre la politique de communication définie par l'établissement en proposant, concevant et mettant en œuvre des messages déclinés en actions de communication vers différents publics, et en visant à faciliter les relations de l'établissement avec son environnement interne et externe.
Activités principales :
1. Secrétariat de Direction
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des rendez-vous du Directeur de l'établissement
- Organisation et suivi des instances institutionnelles (Directoire, Conseil de Surveillance, Commission Médicale d'Etablissement, Comité Social d'Etablissement, F3SCT, Réunion de Direction) :
- Mise à jour des compositions, missions et règlements intérieurs
- Planification et définition des ordres du jour
- Envoi des convocations
- Préparation des documents
- Diffusion des procès-verbaux
- Gestion, rédaction et diffusion des conventions
- Mise à jour des organigrammes de l'Hôpital
- Préparation des documents institutionnels (traitement et mise en forme)
2. Chargée de communication
- Rédaction de la Newsletter de l'Hôpital
- Suivi et mise à jour du tour d'horizon de l'Hôpital (Zoom)
- Création et mise à jour des outils de communication :
- Livrets d'accueil sanitaire et médicosocial
- Mise à jour des plaquettes d'information
- Création d'affiches de communication
- Création de logos institutionnels (Mars Bleu, Movember, Octobre Rose)
- Gestion des réseaux sociaux de l'Hôpital
- Rédaction d'articles
- Création du site internet de l'Hôpital
- Organisation d'évènements et relations presse
Compétences requises :
Savoir-faire :
- S'intégrer dans son environnement professionnel et pouvoir prendre en compte l'évolution sanitaire et sociale dans son ensemble
- Comprendre l'organisation de l'établissement
- Décrypter l'environnement externe de l'hôpital (partenaires et concurrents)
- Respecter la confidentialité, respecter une éthique professionnelle
- Entre en capacité à repérer et utiliser les ressources internes et externes
- Intégrer le vocabulaire de base spécifique au milieu hospitalier
- Résister aux tensions et au stress
- Être en capacité à travailler dans l'urgence
- Savoir anticiper et être proactif
- Connaitre l'outil informatique et les logiciels bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs
- Avoir des aptitudes à coopérer et à travailler en équipe
- Procéder à des recherches d'informations rapides et pertinentes.
- Contribuer à la coordination entre les services et à la continuité administrative.
Savoir être :
- Discrétion et confidentialité, notamment sur les dossiers sensibles ou les informations personnelles.
- Sens du service public et respect de la hiérarchie.
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.
- Autonomie et prise d'initiative dans le respect du cadre défini.
- Réactivité et capacité à gérer les situations d'urgence ou de stress.
- Aisance relationnelle, diplomatie et sens du travail en équipe.
- Capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés (direction, personnel médical, usagers, institutions).
- Esprit d'analyse et de synthèse.
- Bonne présentation et communication écrite/orale de qualité.
Formation et expérience :
- Administration/Gestion
- Connaissance des spécificités de la fonction publique hospitalière
- Aisance dans la rédaction de contenus clairs et adaptés à différents publics
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