À propos de nous
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce que l’université vous propose :
· Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
· Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
· Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
· Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
Mission
Définition de la fonction :
Le secrétaire (F/H) de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d’un département d’enseignement. Il assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.
Activité 1 : Missions d’accueil et de communication
* Accueillir, renseigner le public
* Afficher, diffuser les informations générales et pédagogiques
* Être la personne relais en matière de communication
* Assister le chef de département dans l’administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication
Activité 2 : Missions d’assistance à l’enseignement
* Participer à la mise en place de la rentrée
* Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
* Suivre, élaborer des conventions de stage
* Saisir, suivre les absences des étudiants sur Scodoc
* Saisir les notes et résultats
* Éditer les bulletins
* Aider à la préparation des pré-jurys et réunions
* Aider à la rédaction de CR des jurys, réunions et conseils
* Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
* Vérifier, suivre les dossiers e-candidats
* Suivre les emplois du temps sur ADE
* Suivre les dossiers vacataires
* Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
* Suivre la scolarité des apprentis
* Travailler en relation étroite avec SEFOC’AL pour la partie apprentissage
* Suivre l’évolution de la réglementation côté apprentissage
Activité 3 : Missions administratives
* Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
* Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
* Participer à l’organisation d’évènements, sorties pédagogiques
* Participer à l’organisation des élections au conseil de département
* Suivre les dossiers vacataires
* Gérer des dossiers des étudiants/alternants
* Gérer du prêt du matériel technique et informatique
* Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
* Classer, archiver
Activité 4 : Missions de gestion financière
* Préparer les bons des commandes
* Suivre les commandes et les livraisons
* Gérer les stocks
* Aider à l’élaboration du budget
* Déclarer et suivre les heures vacataires
Activité 5 : Missions d’appui aux services administratifs en cas de besoin
Le poste, basé à Montbéliard, est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Il est à pourvoir à partir du 1er février 2026.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !
https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/
Profil
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles :
* Maîtriser le pack office
* Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil et de restitution de l’information écrite et orale
* Savoir identifier les procédures administratives
Qualités :
* Sens relationnel
* Capacité d'adaptation
* Sens de l'organisation
* Discrétion
* Polyvalence
* Rigueur et dynamisme
* Courtoisie
* Diplomatie
* Autonomie
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