Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Rémunération indicative Traitement de base + Régime indemnitaire + Prévoyance collective + Adhésion CNAS/FDAS Descriptif de l'emploi Vous rejoindrez une collectivité où les valeurs de faire ensemble et de communication animent ses collaborateurs.
Dans le cadre d'un service public de proximité et dans une relation d'interface avec les élus et avec le secrétaire général et la population, l'adjoint administratif sera chargé d'accueil et de gestion administrative.
Vous veillerez dans le cadre de l'ensemble de ces missions à diffuser une image positive de la commune.
Sous la responsabilité du secrétaire général et en relation avec Mr le Maire et les adjoints, vous serez le maillon essentiel pour le fonctionnement de l'ensemble des services. Missions / conditions d'exercice AGENCE POSTALE
* Accueil du public,
* Gestion des opérations relatives aux courriers : affranchissements, colis, recommandés, ...
* Opérations bancaires : retraits, dépôts, virements, ...
* Contrats de réexpéditions,
* Gestion du stock de produit,
* Gestion de la caisse et du coffre.

COMMUNICATION
* Participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre des plans de communication
* Publications et surveillance des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Linkedin, Intramuros)
* Mise à jour du panneau lumineux et du site internet
* Réalisation de la newsletter mensuelle
* Préparation et suivi du Bulletin Annuel
* Conçoit des affiches, flyers, cartons d'invitation, diaporamas en lien avec les projets de la commune ou à la demande des services ou commissions
* Préparation des cérémonies officielles (voeux du maire, inaugurations...)
* Gestion de la photothèque

AIDE SOCIALE
* Recevoir les demandeurs d'aide et établir les demandes (alimentaires ou autre)
* Constituer les dossiers d'aide sociale
* Gestion du Dispositif Missions Estivales (mise à jour des participants et élaboration des plannings)
* Tenir le Registre des Personnes vulnérables à jour (Plan Canicule)
Cimetière
* Suivi des concessions, des inhumations et des travaux
* Enregistrer les décès et veiller au renouvellement des concessions
* Reprises de concessions

GESTION DIVERSES
* Locations salles : suivi du planning de location de salles et matériels, envoi des dossiers aux usagers
* Procéder au Recensement Citoyen Obligatoire des jeunes
* Gérer les relations avec les associations
* Gestion des clés électroniques (ouverture des droits sur logiciel dédié)
* Mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde Profils recherchés - Spécialité du poste : Polyvalence
- Expérience sur poste similaire souhaitée
- Connaissances des activités et de l'organisation des collectivités territoriales
- Règlementation Cimetière
- Capacité gestion du temps, d'organisation en autonomie et de réactivité
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Maitrise de l'expression écrite et orale
- Sens du service public, respect de la déontologie et bonne relation avec le public
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Maîtrise des outils informatiques et numériques, logiciels métiers (Berger Levrault, Gestacim - cimetière, Canva, Bureautique -Word -Excel -Power Point, 3D Ouest - Locations de salles, BlueSmart - Clefs électroniques