Assistant de direction h/f

Assistant de Direction H/F

Nous recrutons chez Allianz Trade un Assistant de Direction H/F qui accompagnera la Directrice Commerciale et Marketing, ainsi que les responsables des différentes équipes dans la gestion de leur activité quotidienne, ainsi qu'un rôle de support aux sollicitations des collaborateurs de la DCM.


Les missions principales d'un(e) Assistant(e) de Direction auprès de la Directrice Commerciale et Marketing consistent en :

* Gestion de l'agenda : Organisation et planification des réunions récurrentes annuelles pour la directrice commerciale et marketing et du management. ainsi que leurs déplacements professionnels. Assurer la coordination des plannings et s'assurer de leur efficacité. Validation des déplacements et des réservations d'hôtels pour toute la Direction.
* Support organisationnel : Assister la Directrice Commerciale et Marketing dans l'organisation et la logistique des événements internes et externes. Réservation du restaurant de Direction pour déjeuners ou cocktails clients et commandes de pauses-cafés pour toute la Direction. Réservation auditorium pour plénière DCM avec suivi logistique. Planification et suivi des workshops et PAC courtiers. Lien avec les autres directions et les autres entités du groupe.
* Accompagnement des nouveaux collaborateurs : Gestion et suivi de l'accueil des nouveaux embauchés avec différentes demandes d'accès et de matériel à effectuer sur le logiciel MY ALICIA et autres services applicatifs. Tableau de suivi Excel à compléter. Organisation et planification d'une immersion dans les autres Directions : DRI, DGC et Arbitrage.
* Gestion administrative : Gestion des dépenses : suivi des 2 tableaux budgétaires « Animation Courtage » et « Direction MMCD » avec enregistrement des factures dans Yooz et sur le réseau. Elaboration des provisions avec enregistrement sur Access chaque fin de trimestre, en collaboration avec le contrôle de Gestion. Organisation et suivi des cadeaux courtiers de fin d'année.
* Communication interne et externe : Assurer la liaison entre la Directrice Commerciale et Marketing et les autres membres de l'équipe, les clients et les partenaires externes. Répondre aux appels téléphoniques, traiter les emails et gérer la correspondance. Envoi des ordres du jour des comités Business.
* Préparation de documents : Aider à la préparation des documents nécessaires pour les réunions, présentations et rapports. Cela peut inclure la collecte d'informations, la création de tableaux de bord et la mise en forme des documents. Actualisation régulière de l'organigramme et annuaire DCM pour envoi à la Direction de la Communication, service standard et courrier. Envoi email mensuel des rendez-vous clients/courtiers. Gestion de l'actualisation des délégations de pouvoir de cotation avec actualisation des routes dans le logiciel Yooz.

Ces missions peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de la Directrice Commerciale et Marketing et de l'entreprise.

Profil :

* Vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction similaire.
* Capacité à gérer efficacement les priorités, à planifier et à organiser les tâches.
* Discrétion et respect de la confidentialité.
* Communication claire et concise, à la fois à l'écrit et à l'oral.
* Polyvalence et adaptabilité à diverses tâches et situations, de gérer les changements de dernière minute.
* Proactivité et capacité à anticiper les besoins en proposant des solutions et en prenant des initiatives.
* Maîtrise des outils informatiques tels que les logiciels de gestion de calendrier, de traitement de texte et de présentation est importante.
* Capacité à travailler avec différentes directions à tous les niveaux de l'oganisation y compris top management.
* Maîtrise de l'anglais écrit et oral.

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