Assistant(e) direction technique

Sous la responsabilité du Directeur Technique et/ou du Directeur Technique Adjoint, les missions sont à la fois fonctionnelles et opérationnelles.

1. Missions fonctionnelles du département DT
* Assurer le secrétariat du service : volet administratif (gestion des documents, agendas, plannings, appels, …) et organisationnel (organisation de réunions, réservations, déplacements, etc.)

* Veiller à la mise à jour des documents internes de la Direction Technique

* Centralisation des contrats pour mise à la signature (vérification de la complétude des documents)

* Piloter le traitement et la mise en forme des courriers entrants/sortants, en assurer le suivi

* Assurer la mise à jour des présentations types du département (présentation nouveaux arrivants, organigramme, etc), notes, dossiers et supports nécessaires aux prises de décisions ou présentations.

* Organiser les réunions (internes / externes) : convocations, ordres du jour, logistique, comptes rendus.

* Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances

* Veiller à la confidentialité et à la fiabilité des informations traitées

1. Missions opérationnelles pour le pôle Gestion de Projets :
* Assister les Responsables de Projets dans les consultations d'entreprise (phase Appel d'Offres)

* Suivre des tableaux de bords dédiés aux projets (suivi des autorisations administratives, etc.)

* Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances

* Suivre les correspondances (courriers entrants, délais de réponses, etc.)

* Classement et organisation de l'archivage – S'assurer pour son propre usage et auprès des Responsables de Projets de al bonne utilisation de la GED

* Suivre les Dossiers Administratifs des Fournisseurs (DAF)

* Organisation des demandes de règlements urgents et relances comptables

* Préparation du calendrier annuel de rencontres des fournisseurs les plus importants sous forme de comité de pilotage

* Contribuer à l'élaboration en lien avec les Responsables de Projet de l'ensemble des contrats de prestations de service et de construction, et d'une manière générale tout acte administratif de suivi : contrats de prestations, devis, factures, ordre de paiements, assistance du service comptabilité/finance des arrêtés comptables,

* Veiller la mise à jour des pièces contractuelles type du Pôle Gestion de Projet