Description du poste :
Missions administratives :
- Accueille les visiteurs, prend en charge leurs demandes et les oriente (clients, fournisseurs, prestataires, autres...)
- Reçoit et oriente les appels et messages téléphoniques (max 20 appels/jour)
- Assure l'affranchissement du courrier sortant, réception de plis et livraisons
- Centralise et transmet les demandes de CP, RTT
- Assure la gestion des déplacements professionnels
- Prépare les pièces administratives des dossiers concours publics.
Missions d'assistance technique :
- Assiste à la production des dossiers toutes phases, en conformité avec la charte documentaire et dans le respect des délais attendus,
- Assiste à la gestion des visas : réception des documents, saisie et suivi des visas
- Assiste à la gestion des plateformes documentaires : gestion des accès, dépôt des visas, téléchargement de documents, extraction des listes de réserves
- Participer aux réunions des groupes de production et aide à l'élaboration du compte-rendu
- Réalise le classement et l'archivage des dossiers.
Description du profil :
Maîtrise des règles d'orthographe de syntaxe et de grammaire
Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Outlook et TEAMS)
Expérience dans le secteur du bâtiment
Le sens du service, pour aider les Ingénieurs dans leurs tâches au quotidien
Le sens de la communication pour communiquer efficacement entre les différents groupes et services de l'entreprise
Le sens de l'organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps
La réactivité et l'adaptabilité pour s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs
La discrétion et la confidentialité des informations traitées
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