RESPONSABILITÉS :
Au sein de l'IUT Vannes, vos activités se répartiront comme suit :
1 - Secrétariat de département à 50 % (département informatique)
Vous assurerez la gestion administrative des étudiants de leur inscription jusqu'à l'obtention de leurs diplômes à l'aide d'outils spécifiques : APOGEE, ADE, SCODOC, STILLINCONTACT ...
Activités principales : assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes; mettre à jour tous les documents de rentrée; assister administrativement les chefs de département, directeurs d'études... : filtrer les appels, préparer les éléments pour les réunions, préparer les déplacements...; gérer les plannings, les emplois du temps des enseignants. Assurer la logistique (réservation des salles, affichage, ...); contrôler l'assiduité des étudiants; assurer l'organisation matérielle des examens; saisir et mettre en forme des documents divers; assurer le suivi des commandes, des conventions de stage...; répondre aux demandes d'informations, communiquer sur les formations de leur département (éléments pour les forums, les salons, les journées portes ouvertes, ...); classer et archiver des documents
Activités annexes liées : gérer les heures des enseignants vacataires; élaborer les plannings de contrôles et de soutenances de stage; organiser les journées Portes Ouvertes et y participer; saisir et suivre les offres d'emploi sur le site dédié au département
2 - gestionnaire administrative à 50%
Vous contribuerez activement aux missions des services administratifs de l'IUT en fonction des besoins et serez notamment, d'octobre à décembre en appui du service relations entreprises : secrétariat et assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de projet avec réalisation d'actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
Activités principales : accueillir et informer les personnels, les usagers de la structure; gérer le courrier, la messagerie; gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures...; mettre en œuvre des procédures de gestion; organiser et alimenter les bases de données; participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences; procéder à l'archivage des pièces administratives; répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur; traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité.
PROFIL RECHERCHÉ :
De formation Bac ou équivalent niveau 4 minimum, vous savez faire preuve de sens de l'organisation, d'anticipation et de réactivité; le travail en équipe et le savoir rendre-compte font partie de vos points forts; vous avez de réelles capacités d'adaptation. Une connaissance de l'enseignement supérieur serait appréciée. Vous êtes reconnu.e pour vos aptitudes relationnelles, votre sens de l'écoute, votre rigueur et votre sens de l'organisation. Vous savez faire preuve d'anticipation et de réactivité. Vous savez gérer et prioriser vos activités dans un environnement complexe et répondre aux urgences. Vous connaître les techniques de secrétariat et êtes à l'aise avec les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation) et les outils de communication (intranet, internet).
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d'un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables ; mutuelle
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
50 jours de congés par an /36h30 semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1
Télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1
Poste ouvert aux agents contractuels de catégorie C (CDD 12 mois) - rémunération de 1950 euros brut mensuel
Prise de poste : 1/9/2025
Date limite de candidature : 2 juin 2025/ transmettre lettre et CV obligatoirement
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