Assistant prévention (h/f)

Description du poste

Assister les contrôleurs de sécurité et ingénieurs-conseils et constituer un appui de gestion à l'intervention Prévention en entreprise :

- Gérer l'ensemble des tâches administratives de préparation, de gestion et de suivi de dossiers d'entreprises selon les procédures écrites et les orientations du service

- Contribuer au suivi des actions techniques

- Participer aux démarches collectives du service

- Assurer l'assistance d'un préventeur sur sa spécialité thématique

- Effectuer le secrétariat d'un Comité Technique Régional (préparation de séance, procès-verbal)

Gérer les informations nécessaires aux équipes techniques, au management et à l'ensemble du service Prévention :

- Organiser et effectuer le classement des dossiers et des documents techniques, y compris numérisés.

- Contribuer au partage d'informations nécessaires pour le bon fonctionnement des activités

Gérer les relations internes et externes :

- Assurer l'accueil téléphonique et courriel, exploiter les informations pour l'équipe technique, apporter une réponse de premier niveau

- Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements.

- Préparer et/ou assister à une réunion (organisation, assistance à l'animateur)

- Contribuer à l'interface avec d'autres services internes ou externes

Assurer une formalisation et une traçabilité des actions de prévention :

- Mettre en forme en respectant les procédures et les règles de présentation (courriers, gestion des incitations financières, compte-rendu de réunions, présentations, …).

- Tenir à jour le suivi des actions (alimenter des bases de données, logiciels, tableaux, …)

Profil recherché

Vos compétences

COMPÉTENCES REQUISES

· Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques et internet

· Maîtriser la relation écrite et téléphonique / Avoir le sens de l'écoute et un bon relationnel

· Être organisé(e), autonome, et capable de gérer un ensemble de tâches en tenant compte des délais et échéances

· Être force de propositions et d'initiatives, être pivot dans le support aux techniciens

· Savoir travailler sur site ou éventuellement en télétravail dans un collectif d'équipes et de services

Votre formation

CONDITIONS PARTICULIÈRES

· Diplôme demandé : Bac en assistance de manager, assistance de gestion, assistance de direction

· Une expérience similaire serait un plus

Informations complémentaires

Quelques avantages complémentaires

1. Le temps de travail : 36h ou 39h hebdo (RTT calculés au prorata de l'horaire choisi)
2. Les horaires variables (selon les contraintes inhérentes au fonctionnement du service)
3. La possibilité de télétravailler (3 jours maximum)
4. La carte chèque déjeuner
5. Les avantages du CSE
6. Le restaurant d'entreprise
7. Un parking privé sécurisé...