Responsable de service accueil population et vie locale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La ville de Labarthe-sur-Lèze est une ville dynamique et en développement de la 2ème couronne de la métropole toulousaine.
Elle dispose d’une offre de services publics de bon niveau, d’équipements de qualité, d’un environnement naturel préservé (équipements culturels, sportifs, écoles, collège, crèche, proximité d’un lycée et d’une gare, déchèterie, travail sur les modes doux avec pistes cyclables, espaces naturels, cours d’eau traversant la commune), d’une offre privée importante (commerces, zone d’activités, centre commercial) et d'une vie associative riche.

Dans ce contexte la ville de Labarthe-sur-Lèze recherche un/une responsable de service Accueil Population et Vie Locale. Il/elle devra :
-Coordonner et encadrer l’activité du Service Accueil Population et Vie Locale afin de garantir un accueil de qualité de l’ensemble des publics ;
-Participer à la définition et mettre en œuvre les orientations stratégiques en matière de population.
-Coordonner et gérer en transversalité la vie associative.
-Superviser le traitement des demandes d’état civil, le recensement de la population, la gestion des élections, les affaires funaires et les affaires scolaires. Missions / conditions d'exercice Contexte :

Le service Accueil Population et Vie Locale de Labarthe-sur-Lèze est composé de 3 agents (dont le/la responsable) dont les missions sont les suivantes :
•L’accueil en mairie des publics.
•L’état civil.
•Le recensement de la population.
•Les élections.
•Les affaires funéraires.
•Les affaires scolaires.
•La gestion des associations de la commune.

Missions du responsable de service :

1.Encadrer le service :
•Assurer le management et le pilotage organisationnel du service (planning, répartition des missions).
•Mettre en place les méthodes de management individuel et collectif.
•Assurer le recrutement et la montée en compétences des agents.
•Anticiper et réguler les situations de tension interne et interservices.
•Représenter le service auprès de différents interlocuteurs (usagers, élus, partenaires institutionnels).

2.Superviser l’activité du service :
Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
•Contrôler l'organisation des bureaux de vote.
•Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement).
Organisation du recensement de la population
•Contrôler la constitution et le suivi des listes du recensement
•Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs
•Contrôler la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
Gestion des actes d'état civil
•Organiser l'accueil et l'information du public
•Contrôler l’établissement des actes d'état civil
Gestion des affaires scolaires :
•Participer aux réunions organisées par les établissements scolaires
•Centraliser et traiter les demandes des établissements scolaires.
•Assurer la coordination avec l’Agglo Muretain sur les sujets inhérents aux affaires scolaires.


3.Coordonner l’activité lié à l’animation de la vie associative
Animation de la vie associative :
•Apporter un conseil aux élus et aux associations sur le fonctionnement associatif et la réglementation afférente.
•Relayer la politique municipale auprès des associations.
•Créer et animer des temps de travail avec le service culture, médiathèque et communication pour intégrer les associations communales à la politique culturelle de la commune.
•Accueillir, informer et orienter les responsables associatifs.
Communication et rayonnement
•Promouvoir les évènements et les projets portés en lien avec la direction culturelle et communication
•Assurer la transversalité interservices des échanges d’information relative à la gestion des associations et des manifestations
Gestion administrative
•Rédiger les conventions annuelles entre l’association et la commune
•Suivre les demandes de subventions des associations et garantir la complétude des dossiers nécessaires à l’instruction
•Suivre le budget destiné aux associations
Gestion logistique
•Planifier et suivre l’organisation des manifestations et cérémonies de la collectivité
•Assurer l'organisation technique, logistique et financière des manifestations dans le respect du cadre légal, en amont, pendant et après
•Gérer le planning des installations de la commune Profils recherchés Connaissances techniques :
•Connaissances règlementaires sur le fonctionnement d'une collectivité locale
•Connaissances juridiques et financières de la réglementation des relations entre les associations et les collectivités territoriales.
•Connaissances réglementaires en matière de population (état civil, élections, funéraires)
Compétences :
•Savoir gérer et animer une équipe
•Maitriser les méthodes d’accueil des publics
•Impulser, coordonner, gérer, suivre et rendre compte des projets
•Conduire l’organisation d’un événement
•Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques pour faire vivre le projet associatif de la Commune
•Rédiger des actes administratifs et les documents de suivi des décisions administratives (délibérations, conventions, courriers, comptes-rendus, …)
•Vérifier la conformité des procédures administratives, alerter sur les risques techniques et juridiques.
•Maitriser le pack office Microsoft
Savoir être :
•Être à l’écoute des agents et des administrés
•Être force de proposition
•Discrétion professionnelle et devoir de réserve