🔬 L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International, contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent ensemble pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Activités principales du service :
• Gestion administrative et financière des entités de l'Institut Pasteur et organismes partenaires
• Administration des achats
• Administration des ventes
🎯 Vos missions principales :
1. Administration des achats (via Coupa)
• Contrôle et Approbation des paniers d'achat
• Accompagnement des équipes du périmètre de rattachement dans le respect des procédures achats
• Traitement de différents types de commandes :
o Commandes avec multi-imputations
o Commandes avec acomptes
o Commandes sur devis
o Commandes ouvertes
o Commandes à échéancier
o Commandes de régularisation
o Commandes spécifiques Pasteur Network
• Suivi des réceptions et relances si nécessaire
• Demandes de mise en place de budgets équipement/jouvence
2. Suivi des missions et notes de frais (via Concur et SAP)
• Contrôle du budget lié aux missions
• Validation des demandes de mission et des notes de frais
• Suivi des opérations dans SAP : création de réserves de crédits, clôture des missions
• Désengagement des lignes budgétaires
3. Administration des ventes (via Easyfact)
• Création et suivi des commandes de vente
• Élaboration des contrats de vente
• Traitement des prestations internes (plateformes, animalerie, etc.)
• Vérification des données clients (SIRET, coordonnées, etc.)
• Suivi des imputations budgétaires et validation des flux
4. Suivi budgétaire et gestion des crédits
• Suivi des budgets de son périmètres, en lien avec les équipes
• Suivi des projets en fin de vie
• Nettoyage des dépenses engagées et des restes à consommer
• Préparation des documents pour les audits financiers
• Préparation des écritures de clôture (FNP)
5. Suivi des feuilles de temps (via Excel)
• Traitement des feuilles de temps pour les CDD et CDI
• Vérification des données transmises et archivage
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