Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :
Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI
Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité (EDT, carte étudiant, stages, relevé de notes, certificats, attestations, salles et espaces de travail, etc.)
Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants : détecter d'éventuels dysfonctionnements ou difficultés dans le déroulement de l'année
Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus
Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes
Gérer les différents actes administratifs liés aux études : conventions de stage, relevés de notes, attestations de réussite, diplôme.
Apporter un support aux étudiants dans toutes les démarches administratives liées à leur scolarité et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, .)
Suivre les étudiants à statuts particuliers (boursiers, dispensés d'assiduité, AHN, SHN, .)
Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en œuvre de leurs formations :
Organiser les demandes de reprographie
Réserver les salles de cours
Aider à la correction des QC
Aider à la saisie des notes
Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes
Maintenir le lien avec les Responsables d'année du cycle Licence, les coordonnatrices pédagogiques et le Directeur adjoint formation
Support administratif et logistique à la mise en œuvre des formations :
Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité : réservation des salles, composition des groupes d'étudiants, diffusion des emplois du temps, liens entre professeurs et étudiants, etc.
Gérer les plateformes de candidatures
Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours : planning des cours, interventions des enseignant.e.s (permanent.e.s, vacataires, praticiens de terrain)
Participer à la modélisation de l'offre de formation dans l'outil de l'établissement (notamment saisie des modalités de contrôle des connaissances)
Créer les maquettes pour les procès-verbaux d'examen et pour les relevés de notes
Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations
Gérer le suivi des jurys et des délibérations : demander la clôture des délibérations, organiser les consultations des copies, transmettre les modifications éventuelles suite aux recours et la rectification d'erreur(s) matérielle(s) le cas échéant
Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire
Amélioration Continue :
Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue (rédaction de procédures, retour d'expériences sur les process et les outils .)
Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité
Faire remonter les indicateurs de suivi
Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures
Maîtriser les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions
Gérer les demandes d'inscription administrative hors délai et les recours gracieux
Maîtriser les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général
Faire appliquer les circulaires, instructions et directives de la hiérarchie
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