L'activité Transports et Territoires fait partie des 3 grandes Business Lines d'Egis avec un chiffre d'affaires supérieur à 600M€ par an.
Elle couvre l'ensemble des activités d'ingénierie visant à la fois à promouvoir, concevoir et mettre en oeuvre des solutions de transport multimodal favorisant la mobilité ainsi que l'aménagement et la transformation durable des territoires. Rejoignez notre équipe dynamique en contrat à durée déterminée au sein de la Direction Technique de la Production. Le bureau d'étude de Bordeaux assure la production des projets d'infrastructures pour la Service Line Interurbain.
En tant qu'une Assistante du BE Infra Bordeaux, vous aurez la responsabilité des missions suivantes :
- Assistanat & logistique
- Préparer et gérer certains dossiers par délégation du Responsable, et prendre en charge des activités et des dossiers relevant de la spécificité de l'activité
- Assurer des missions de secrétariat courant
- Organiser l'accueil des nouveaux embauchés
- Accueillir les personnes externes au service
- Vérifier la fiabilité des dossiers préparés et de proposer des corrections dans l'accompagnement des projets
- Rédiger des comptes rendus de réunions et les diffuser
- Solliciter et collaborer avec les services transverses du Groupe Egis (Informatique, Logistique)
- Utiliser régulièrement les outils Egis (déplacements, saisie des temps, Earth)
- Organiser les déplacements de collaborateurs (hébergements, moyens de transport) en France et à l'international
- Vérifier la cohérence des temps passés en termes d'absences et de congés
- Gérer le classement et l'archivage des documents liés aux projets techniques
- Organiser la logistique des réunions en lien avec les managers
- Administratif et Financier
- Assurer la préparation, la gestion, le suivi et la facturation des conventions de sous-traitance internes
- Gérer le planning de l'équipe (congés, télétravail)
- Communication et vie d'équipes
- Organiser un reporting adapté avec les managers
- Être force de proposition sur l'organisation d'événements conviviaux
- Collaborer avec les autres assistantes de la Direction Technique de la Production (intérim pendant les congés, répartition des tâches)
- Être partie prenante de la bonne synergie des équipes
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