Gestionnaire administratif chargé de recherche patients f/h

Métier
Employé - Agent administratif
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Service d'affectation
Pôle Recherche Patients
Présentation du service

Le Pôle Recherche Patients est un service centralisateur unique dans le secteur hospitalier français capable de renseigner des requérants familles, proches et professionnels sur la situation d’une personne qu’il recherche notamment pour éventuelle hospitalisation ou prise en charge au sein d’un des services de l’AP-HP.
Sur simple demande, l’identité est recherchée : 7/7j de 8h30 à 18h30 il informe les demandeurs dans le cadre des procédures de recherche de patients hospitalisés à l’AP-HP, assiste les hôpitaux dans la quête de proches de patients à contacter, enquête et coordonne le suivi de l’identification des patients hospitalisés sous une identité inconnue ou incertaine, assure vigilance coordination d’informations et diffusion d’avis de recherche concernant les disparitions inquiétantes de majeurs ou mineurs en lien étroit avec les Autorités de Police ou Judiciaire.

Le PRP traite les réquisitions judiciaires portant sur la recherche de personnes victimes ou mis en cause ayant été éventuellement prise en charge à l’AP-HP dans le cadre d’un événement majeur et la mise en place du Centre Opérationnel de Crise, le PRP, acteur incontournable pour les recherches de victimes à la demande de proches et professionnels s’organise en pôle élargi avec fonctionnement 24h/24 pour une réponse téléphonique aux familles et proches de victimes.

Vos missions

L’adjoint administratif chargé(e) de recherche patients assure le traitement et le suivi des demandes de recherche de patients au sein des établissements de l’AP-HP, dans le respect des règles de confidentialité et du secret médical.
A ce titre il est en charge de :
Assurer l’accueil téléphonique des usagers (familles, proches) ainsi que des interlocuteurs institutionnels (autorités de police et judiciaires)
Traiter les demandes de recherche de patients et orienter les interlocuteurs en fonction des situations
Contribuer à l’identification des patients hospitalisés lorsque celle-ci est incertaine ou inconnue
Missions spécifiques :
Assurer la gestion et le suivi des admissions de patients sous identité inconnue, en vue du rétablissement de leur identité.
Mener des investigations administratives en lien avec les services de soins : demandes et exploitation des fiches de signalement.
Croiser et analyser les informations recueillies afin de contribuer à l’identification des patients en lien avec les équipes de soins.
Assurer la saisie et l’archivage des demandes de recherches patients dans l’outil dédié RD2.
Créer, alimenter et mettre à jour un fichier de suivi des dossiers.
Actualiser et maintenir un répertoire des correspondants (services hospitaliers, autorités, partenaires externes).
Ces missions peuvent être modulables en fonction des circonstances du moment (niveau de l’effectif, demandes particulières, situation d’urgence, etc…).
Participation à la gestion de crise sur des horaires éventuellement élargis en fonction des circonstances (crise sanitaire, événement collectif de nature à générer de nombreuses victimes et une demande accrue d’information des proches et des professionnels impliqués).

Profil recherché

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Excellentes capacités d’analyse et esprit de synthèse, permettant d’établir des corrélations entre différentes informations
Rigueur et sens de l’organisation
Autonomie dans la gestion des missions confiées
Aisance relationnelle et qualité d’écoute
Maîtrise des outils bureautiques
Coordonner efficacement et transmettre des informations
QUALITÉS PROFESSIONNELLES
Discrétion professionnelle absolue et respect strict du secret médical
Sens des responsabilités
Réactivité et capacité à gérer des situations sensibles
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Capacité d’adaptation et de dynamisme pour être en mesure de travailler dans l’urgence dans un contexte de crise
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
Activité impliquant des échanges réguliers avec des interlocuteurs variés (familles, services hospitaliers, autorités)
Gestion de situations potentiellement sensibles ou urgentes
Respect strict des procédures en vigueur liées à l’identitovigilance

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Télétravail
Oui
Vos avantages à l'AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté ; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés ; TL possible en fonction de la mission ; 75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.


Description de l'hôpital
L'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
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Référence de l'offre
2026-21542