Assistant de direction direction des ressources humaines - h/f

Le poste

:

Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, l’assistante de direction facilite l’organisation quotidienne des Directeurs des Ressources Humaines.

En collaboration avec une seconde assistante de direction, elle assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction des Ressources Humaines.

Les dossiers sont traités au sein de la Direction des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, l’ensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Missions de secrétariat

· Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines ;

· Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des rendez-vous, réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique…) en respectant les délais de mise en œuvre, les échéances et la cohérence des réunions ;

· Planifier et organiser les déplacements des Directeurs des Ressources Humaines : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;

· Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;

· Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;

· Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;

· Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat ;

· Assurer l’interface avec l’interne et l’externe ;

· Prise en charge des aspects logistiques (gestion des véhicules, des salles de réunions…).

Missions spécifiques liées au poste

1. La préparation et le suivi des instances organisées par la Direction des Ressources Humaines (CSE, FSCT et CSO) ;
2. L’appui administratif auprès des unités de la Direction des Ressources Humaines.

La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels impliqués travaillent en 7h30, sur des plages horaires éventuellement variables, pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.

Profil recherché

Profil recherché

· Connaissances

3. Intérêt pour le secteur public et les ressources humaines
4. Une expérience réussie dans des fonctions similaires est impérative
5. Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
6. Techniques de communication
7. Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
8. Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat

· Savoir faire

9. Structurer son travail
10. Savoir planifier et respecter les délais
11. Evaluer et hiérarchiser des besoins
12. Rédiger et mettre en forme les documents
13. Savoir gérer les aléas
14. S’adapter aux différents interlocuteurs
15. Filtrer et orienter les informations

· Savoir-être

16. Grand sens de la confidentialité
17. Capacité d’adaptation
18. Sens de l’organisation
19. Réactivité
20. Sens relationnel
21. Savoir accueillir
22. Savoir s’exprimer oralement
23. Rigueur
24. Autonomie

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.