Assistant administratif (profil communication) h/f/x

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein d'un service de 4 agents,dans une dynamique de valorisation des actions de la collectivité et d'amélioration de la circulation de l'information, la collectivité recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) capable de concilier rigueur administrative et appui à l'évolution des usages numériques.
Sous l'autorité du secrétaire général et en lien étroit avec les responsables de service, l'agent assure un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de la collectivité. Il/elle contribue à la coordination quotidienne des activités, à la gestion des dossiers, et à l'organisation des instances communautaires (conseils, commissions, comités). Missions / conditions d'exercice Les missions du postes :
Gérer les tâches administratives et logistiques de la collectivité (tâches non exhaustives)
* Promouvoir la communication interne et institutionnelle
* Suivre les procédures administratives, proposer et mettre à jour des tableaux de suivi
* Conseiller les agents et les usagers sur les procédures
* Organiser les rendez-vous, les réunions et les évènements de la collectivité
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Assurer la gestion du courrier et réponses aux usagers
* Assurer la gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, notes, documents
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Participer à la planification des dossiers du SAGA et inscription à l'ordre du jour des instances communautaires
* Réceptionner et diffuser les notes, délibérations, synthèses et bilans d'activité à destination des instances communautaires et des élus
* Déclaration aux assurances
Participer à la gestion financière et budgétaire de la collectivité
* Réaliser les engagements
* Suivre l'exécution budgétaire
* Participer à l'élaboration du budget du service
Autres missions
* Renforcer la communication inter-services
* Assurer le remplacement des autres de la collectivité
* Assurer le remplacement de l'agent d'accueil de la collectivité Profils recherchés Diplôme et/ou certificat / Permis ...
Permis B souhaité
Un première expérience sur un poste d' au sein d'un établissement de la fonction publique est souhaitée

Compétences techniques et savoir faire
* Connaître l'environnement institutionnel et enjeux des collectivités territoriales
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint...), Internet
* Maîtrise des techniques de communication orale
* Savoir comprendre une demande, enregistrer l'information, transmettre la demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir rendre compte
* Qualités rédactionnelles
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer et suivre une procédure
* Savoir respecter les délais, gérer ses priorités, alerter
* Règles de classement et archivage
Qualités relationnelles et comportementales
* Avoir le Sens du service public et les aptitudes à porter les valeurs de la collectivité
* Respecter la confidentialité des dossiers
* Disposer de bonnes qualités relationnelles, avoir le sens de l'accueil et du contact
* Savoir travailler en autonomie mais également en équipe
* Être organisé, rigoureux, méthodique


Les conditions de travail :
Poste à pourvoir par voie statutaire (à défaut contractuelle)
Rémunération : grille indiciaire des adjoint administratifs territoriaux + IFSE + CIA
Temps de travail : temps complet ouvrant droit à des RTT : cycle de 37,5h (15 RTT/an) ainsi qu'une journée de télétravail par semaine au bout de 1 mois en poste
Lieu de travail : Territoire de Liffré-Cormier Communauté Déplacements occasionnel sur le territoire
Horaires réguliers
Pour que votre candidature soit prise en compte, merci de joindre impérativement une lettre de motivation, nous permettant d'évaluer votre intérêt pour le poste.