Assistant.e administratif.ve

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Rémunération indicative Grille indiciaire + régime indemnitaire de la fonction publique Descriptif de l'emploi Rejoignez notre équipe dédiée au pôle Sport, Jeunesse et Vie associative !

Dans un environnement dynamique et en constante évolution, nous recherchons un gestionnaire administratif pour soutenir notre équipe au sein du Forum des associations. Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative, en suivant les dossiers administratifs et en assistant les chefs de services au quotidien dans l’organisation de leurs activités. Vous travaillerez en binôme avec un autre membre de l’équipe pour garantir la continuité en cas d’absence.

Conditions de travail :

• Un environnement dynamique et humain où chaque jour est une nouvelle opportunité d’apprendre et de contribuer à des projets passionnants.
•Des horaires flexibles pour un équilibre entre vie professionnelle et personnelle : ouverture du service 8h30-17h00 (du lundi au jeudi) 8h30 à 16h00 le vendredi.
• Du télétravail possible sous réserve des nécessités de service, pour vous offrir plus de souplesse.
•Une équipe collaborative et enthousiaste prête à vous soutenir pour réussir ensemble. Missions / conditions d'exercice 1. Missions transversales au sein du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative :

•Accueil du public : Gestion de l’accueil physique et téléphonique, orientation du public
•Gestion administrative : Saisie et envoi de courriers/courriels, organisation des réunions, prise de rendez-vous
•Ressources humaines : Suivi des congés, absences, arrêts de travail, formations et commande des vêtements de travail pour les agents du Pôle
•Gestion des véhicules : Réservation et suivi technique des minibus et véhicules de service

2. Missions spécifiques au service des sports :

•Assistance aux événements sportifs : Organisation et suivi des événements comme Bruges’Athlon, Semi-marathon, Fête du multisports, etc. (invitations, demandes de subventions, suivi des inscriptions)
•Suivi financier : Traitement des devis, bons de commande et tableaux de suivi financier des événements
•Gestion des infrastructures sportives : Suivi des demandes de travaux sur les sites sportifs, gestion des stocks de produits d'entretien, édition des arrêtés relatifs aux infrastructures sportives
•Réservations d'infrastructures : Suivi de la campagne de réservations pour les associations (saisie dans Planitech, conventions, assurances)
•Plannings des manifestations : Élaboration des plannings pour les événements sportifs réguliers et ponctuels

3. Activités administratives spécifiques à la jeunesse :

• Assistance à l’organisation des activités jeunesse : suivi des prestataires et partenaires ainsi que gestion des conventions associées ; gestion des inscriptions aux dispositifs proposés (Vacances sportives, séjours, chantiers éducatifs, etc.) ; participation aux réunions préparatoires et coordination avec les services partenaires (logistique, communication, etc.) ; traitement des demandes relatives à la création des Cartes jeunes.
• Participation à la gestion des facturations : coordination avec le service des régies pour le traitement des informations liées aux activités programmées ; édition des états de facturation via le logiciel métier dédié.
• Déclarations via téléprocédure des accueils de mineurs conformément à la réglementation en vigueur.
• Déclaration des actions jeunesse auprès de la CAF.

4. Missions spécifiques au service vie associative :

•Gestion des associations : Mise à jour de l’annuaire des associations, suivi des dossiers administratifs, conventions et chartes
•Forum des associations : Mise à jour des outils de communication et distribution du courrier aux associations hébergées, suivi des demandes de travaux
•Assistance aux événements associatifs : Suivi administratif des événements comme le Salon des Associations, Cérémonie de l’Engagement Associatif, Apéros des Assos, etc. (invitations, inscriptions, suivi financier)
•Gestion des subventions : Lancement de la campagne de subventions, réception et vérification des demandes, rédaction des courriers de réponse aux associations
•Suivi des formations : Gestion et suivi des formations proposées aux associations (calendrier, inscriptions, convocations) Profils recherchés Vous êtes doté d'une excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook Calendar, Word, Excel) et d’une solide capacité à vous adapter aux outils spécifiques du pôle.
Vous êtes une personne proactive, capable de prendre des initiatives tout en restant rigoureuse et discrète dans l’exécution de vos missions.
Votre autonomie, votre sens de l’organisation et votre aptitude à gérer les priorités seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Vous savez planifier votre travail efficacement et faire preuve de flexibilité face aux imprévus.
En équipe, vous savez à la fois collaborer et alerter votre hiérarchie lorsque cela est nécessaire.
Vous aimez relever les défis et vous avez à cœur d’apporter des solutions tout en garantissant une excellente qualité de service.

Si vous êtes aussi réactif qu’organisé, et prêt à travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous !