Groupe associatif de plus de 1400 collaborateurs, spécialisé dans la santé à domicile et la formation, Santélys assure la prise en charge globale à domicile de plus de 28 000 patients, dans les domaines de l’assistance respiratoire et des troubles du sommeil, de la perfusion, de la nutrition, de la diabétologie, de l’Hospitalisation À Domicile dans les régions Hauts-de-France et Bourgogne-Franche-Comté.
Sous la responsabilité de la Responsable Administrative, l’assistant administratif assure des missions administratives, principalement en lien avec les activités paramédicales et biomédicales du service Maladie Rénale Chronique
Fiche de poste / Tâches
Missions en lien avec l’activité de l’équipe paramédicale du service MRC:
* Planifie les astreintes des IDE référents en respectant les règles définies, transmet les plannings, effectue les saisies dans le logiciel de télécommunication
* Suit, planifie et prépare les entretiens d’évaluation
* Suit le plan de formation de l’équipe
* Organise les réunions et webinaires (préparation logistique et informatique, envoi des invitations, préparation et mise en forme des power point, rédaction des comptes rendus ...)
* Suit les tableaux de bord des actions et fait le lien avec les équipes
* Apporte son soutien administratif aux infirmiers pour la réalisation de rapports (rapports de fonctionnement, bilans par centre prescripteur…)
* Réalise des bilans annuels des actions menées par l’équipe paramédicale en vue de l’actualisation du projet d’établissement
Missions en lien avec le service biomédical du service MRC:
* Contrôle et met en règlement les factures fournisseurs après rapprochement des commandes avec les bons de livraison
* Suit l’évolution du budget alloué avec le service comptabilité
* Suit et renseigne les tarifs dans le logiciel métier
* Réalise les appels d’offres
Missions en lien avec la démarche qualité et gestion des risques :
Participe à la démarche globale qualité du service:
* Suit les indicateurs qualité correspondant aux critères impératifs de la démarche de certification, et fait le lien avec les équipes.
* Suit les plans d’actions qualité
* Organise les réunions des référents hygiène, du groupe douleur, et des différents COPIL (Préparation logistique, envoi des convocations, préparation et mise en forme de power point, rédaction des comptes rendus…)
* Participe à la gestion documentaire qualité
Missions administratives :
* Remplit, suit et transmet le registre des plaintes et réclamations des patients
* Pointe des requêtes de pilotage (suivi diététique…)
* Apporte son soutien administratif au suivi des projets du service paramédical et du service biomédical
* Assure la frappe des courriers et le secrétariat classique
* Participe au roulement des permanences pour la prise en charge des appels téléphoniques du standard
Communication :
* Remonte toutes difficultés à son supérieur hiérarchique
* Travaille en harmonie avec les membres du service MRC et en transversalité avec le groupe Santélys
* Est tenu au secret professionnel
Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.
Compétences techniques / Activités spécifiques
* Connaissances professionnelles
* Titulaire d’un Bac +2 en secrétariat / assistant de direction avec une expérience de 5 ans minimum
* Excellente maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power Point etc…
* Aptitudes pratiques
* Avoir de bonnes capacités organisationnelles
* Avoir une forte capacité d’adaptation sur des thèmes et des sujets variés
* Etre méthodique et rigoureuse
* Mener des travaux dans les délais impartis
* Savoir prioriser ses tâches en collaboration avec les différents interlocuteurs
* Etre disponible
* Aptitudes relationnelles
* Avoir le sens du travail en équipe et des contacts humains
* Etre capable d’initiatives adaptées
* Etre diplomate
* Etre disponible et dynamique
* Travailler en toute transparence avec sa hiérarchie
AVANTAGES PROPOSES
* Travailler dans des bureaux modernes au cœur du parc Eurasanté, le 3ème pôle santé de France, dans un environnement associatif aux valeurs humaines
* Un parking sécurisé et gratuit
* Une association sportive et culturelle (organisation d’évènements/challenges)
* Des tickets restaurant ou carte UP (valeur faciale 9€)
* Des congés supplémentaires (congés trimestriels + RTT)
* Des primes annuelles (Présentéisme + Intéressement)
* Un plan d’épargne entreprise
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