Assistante / assistant de pôles - secrétariat mutualisé (dd120076) h/f

Informations générales Organisme de rattachement Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie) Référence ARS_2026-5979 Date de début de diffusion 02/03/2026 Date de parution 03/03/2026 Date de fin de diffusion 01/04/2026 Localisation Montpellier Date limite de candidature 01/04/2026 Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistante / assistant de pôles - Secrétariat mutualisé (DD120076) H/F Description du poste Activités principales : Secrétariat des pôles - Réception, réponse de premier niveau et transmission des appels et messages, - Gestion du courrier entrant et sortant (dématérialisation) et accompagnement des agents pour l’utilisation du logiciel de dématérialisation du courrier (ELISE), - Organisation logistique : planification des réunions et réservation de salle, recensement des besoins avec les partenaires externes, - Appui des pôles pour l’archivage numérique. Soutien à l’activité de l’unité Premier recours - Suivi des entreprises de transport sanitaire : enregistrements et contrôles des véhicules et personnels, instruction et mise à jour des dossiers d’agrément et de transfert d’entreprise, suivi des gardes de la permanence ambulancière, - Suivi des remplacements dentistes / médecins, - Numérisation et mises à jour des dossiers des entreprises de transports sanitaires. Activités annexes : Continuité du secrétariat de direction - En cas d’absence de l’assistant de direction, assurer la continuité de service : accueil du public et accueil téléphonique, diffusion et prise d’informations, gestion des messageries de la direction, continuité logistique (accueil entreprises, coordination avec le référent logistique de la Direction des moyens…). Appui à la démocratie sanitaire - Planification et organisation des réunions, réservation de salle, - Gestion et organisation de la BAL, - Participation en appui de l’animation des réunions et réalisation de CR. Descriptif du profil recherché Savoir : - Environnement institutionnel et administratif - Connaissance du champ d’activités en lien avec les missions - Outils bureautiques et informatiques - Règles de classement et d’archivage Savoir-Faire : - Capacité de synthèse - Expression écrite - Expression orale - Maîtrise des outils bureautiques et applications en lien avec les missions Savoir-être : - Réactivité et priorisation dans la gestion des demandes - Sens de l’écoute et du dialogue - Rigueur et sens de l’organisation - Savoir travailler en équipe - Faire preuve de discrétion Informations complémentaires Informations complémentaires Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine. Candidats Externes : Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous : (https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1) Dossier de candidatures obligatoires : CV Lettre de motivation dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES Localisation du poste Europe, France, Occitanie, Aveyron (12) Géolocalisation du poste RODEZ Date de vacance de l'emploi 01/06/2026