Agent d'accueil maison de la tranquillité publique f/h

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La ville d'Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe
Ville Citoyenne et de la Proximité
Pôle Tranquillité Publique

Poste : Agent d'Accueil - Maison de la Tranquillité Publique f/h
Emploi : Agent d'accueil
Filière Administrative- (Catégorie C)

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l'UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d'Avignon. Bénéficiant d'une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements - le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard - et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s'illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c'est contribuer à l'épanouissement d'une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir. Missions / conditions d'exercice MISSIONS
Accueillir et renseigner les administrés au sein de la MTP

ACTIVITES
1. Activités principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et orienter les demandes :
o Accueillir et traiter les appels téléphoniques
o Accueillir les administrés avec ou sans rendez-vous
o Informer et orienter le public en fonction des demandes, transmettre les documents informatifs
- Recueillir et transmettre toute information nécessaire au traitement des demandes et réclamations des usagers ;
o Recueillir les coordonnées des requérants
o Recueillir les informations relatives à la demande et alimenter l'outil de suivi interne
o Transmettre auprès des services concernés l'ensemble des éléments
- Assurer des entretiens individualisés avec les usagers pour assurer un suivi global de leur situation
o Recenser les problématiques et déterminer le ou les partenaires susceptibles d'y apporter des réponses
o Suivre ces situations jusqu'à leur résolution en lien avec les autres services
o Rédiger des fiches de suivi et des vignettes cliniques des situations prises en charge
- Prendre en charge le secrétariat de la structure et notamment la gestion du bureau d'accueil confidentiel ;
o Coordonner les rendez-vous et l'occupation du bureau d'accueil confidentiel
o Gérer la documentation mise à disposition du public à l'accueil (porte-documents, brochures et plaquettes d'information)
1. Activités principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et orienter les demandes :
o Accueillir et traiter les appels téléphoniques
o Accueillir les administrés avec ou sans rendez-vous
o Informer et orienter le public en fonction des demandes, transmettre les documents informatifs
- Recueillir et transmettre toute information nécessaire au traitement des demandes et réclamations des usagers ;
o Recueillir les coordonnées des requérants
o Recueillir les informations relatives à la demande et alimenter l'outil de suivi interne
o Transmettre auprès des services concernés l'ensemble des éléments
- Assurer des entretiens individualisés avec les usagers pour assurer un suivi global de leur situation
o Recenser les problématiques et déterminer le ou les partenaires susceptibles d'y apporter des réponses
o Suivre ces situations jusqu'à leur résolution en lien avec les autres services
o Rédiger des fiches de suivi et des vignettes cliniques des situations prises en charge
- Prendre en charge le secrétariat de la structure et notamment la gestion du bureau d'accueil confidentiel ;
o Coordonner les rendez-vous et l'occupation du bureau d'accueil confidentiel
o Gérer la documentation mise à disposition du public à l'accueil (porte-documents, brochures et plaquettes d'information)
o Proposer des réponses écrites adaptées aux demandes des usagers
- Mettre à jour les tableaux de bord et le registre d'accueil de la MTP ;

2. Activités annexes
- Participer aux actions menées au sein de la structure (cafés seniors, actions de communication et de prévention) ;
- Participer à la gestion des droits d'accès et de stationnement notamment dans le cadre de l'inscription des usagers au pass Festival
- Participer à la gestion du registre seniors en lien avec le service des agents de proximité et de solidarité
- Participer à l'organisation de temps de communication spécifiques sur des travaux, des concerCONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE
Lieux : Maison de la Tranquillité Publique - 25D rue de la République - AVIGNON
Horaires : Saisonnalité = 9h00 - 18h00 (d'octobre à mars) et 10h00 - 19h00 (d'avril à septembre)
Travail en binôme - Temps complet 37 h 30 Profils recherchés COMPETENCES REQUISES
Connaissances :
Cadre légal et réglementaire des collectivités territoriales
Connaissance des missions du pôle Tranquillité Publique (stationnement, LAPI, droits CIRAPS, médiateurs, etc...)
Connaissance des autres acteurs œuvrant dans le champ réglementaire (occupation du domaine publique, arrêtés, police municipale
Outils bureautiques classiques
Outils métiers (Extenso, IER, FlowBird, PayByPhone, registre seniors)
Savoir-faire Techniques :
Accueillir, renseigner et orienter
S'adapter aux usagers à leurs problématiques pour optimiser l'aide apportée
Communiquer et accompagner la diffusion de l'information
Assurer la gestion des tableaux d'activité et des plannings d'occupation des bureaux
Informer, rendre compte et solliciter un arbitrage ou une réponse plus technique
Qualités Professionnelles :
Capacité de réserve et de discrétion
Ecoute active et communicant
Autonome et organisé
Capacité à gérer les émotions et le stress
Proactif
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Police Municipale, ASVP, CIRAPS, Direction de l'ODP, Médiateurs, MJD
Externes : Administrés, Associations, Acteurs économiques