Assistant(e) personnel(le)

Missions

principales

. Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer la gestion administrative quotidienne du Family Office et des entités associées

• Centraliser, classer et archiver les documents sensibles (juridiques, fiscaux, financiers, immobiliers)

• Gérer les agendas complexes, déplacements, réunions et conseils de famille

• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions patrimoniales

• Assurer le suivi des contrats, assurances, échéances et obligations réglementaires

. Suivi financier et patrimonial

• Suivre les flux financiers courants (factures, paiements, rapprochements bancaires)

• Préparer les éléments de reporting patrimonial (tableaux de suivi, synthèses, indicateurs)

• Assister au suivi des portefeuilles financiers et des investissements

• Coordonner les échanges avec les banques privées, sociétés de gestion et partenaires financiers

. Gestion des affaires privées de la famille

• Assister la famille dans l’organisation de ses affaires personnelles (immobilier privé, véhicules,

personnel de maison, voyages, scolarité, etc.)

• Gérer les prestataires et fournisseurs liés aux biens personnels

• Traiter les demandes ponctuelles avec réactivité et discrétion

• Participer à la préparation des éléments nécessaires aux déclarations fiscales (en lien avec les conseils)

. Confidentialité et conformité

• Garantir un haut niveau de confidentialité sur l’ensemble des informations traitées

• Veiller au respect des procédures internes et des règles de conformité

• Alerter de manière proactive en cas de risque administratif, financier ou organisationnel

Profil recherché

Formation supérieure en assistanat, gestion, administration ou équivalent.

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste d’assistante de direction / assistante personnelle auprès d’un dirigeant.

• Expérience ou exposition à la gestion de structures patrimoniales appréciée.

• Anglais conversationnel

• Être à l’aise avec les chiffres