Un poste de secrétaire pédagogique (h/f) à temps plein est à pourvoir à l'institut de formation

Vos missions en quelques mots Missions générales Accueil téléphonique et physique ; personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie de l’Institut (étudiants, formateurs, direction, vacataires, extérieurs), gestion du système du contrôle d’accès à l’Institut Mise en forme, saisie et diffusion interne et externe de divers documents (courriers, convocations, conventions, dossiers, statistiques diverses…) Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site internet de l’IFSI (mise à jour) Gestion du courrier, photocopies, classement, réorientation, archivage. Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques à l’Institut. Préparation et organisation des épreuves de sélection spécifiques, et gestion de la procédure Parcoursup Organisation des commissions d’attribution des crédits, des différents conseils et instances : préparation des documents, élaboration des procès-verbaux. Participation à la gestion et au suivi des groupes de formation continue de l’Institut Par répartition de promotion (1ère, 2ème et 3ème Année en soins infirmiers, aides-soignants et cadres de santé) : Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et vérification de la mise à jour, suivie de la conformité des dossiers des apprenants. Vérification des dossiers avant les jurys de diplomation ; Saisie des absences des apprenants et déclaration aux financeurs (Employeurs, OPCO, Pôle emploi, Conseil Régional,…) sous forme papier (imprimés divers, attestations…) ou site web. Constitution des dossiers de rémunération Région pour les élèves aides-soignants sur site externe (DEFI) Saisie des interventions réalisées par les formateurs occasionnels en lien avec l’adjoint des cadres pour leur rémunération Suivi administratif des stages étudiants, préparation et suivi des conventions de stage Suivi administratif relatif au paiement des indemnités de stages infirmiers et remboursement des frais de déplacement en lien avec l’adjoint des cadres, la DRH. Préparation administrative des épreuves d’évaluation écrites des apprenants et collaboration avec l’Université pour les épreuves universitaires. Participation aux aménagements de formation et examens pour les apprenants en situation de handicap Profil recherché Savoir requis : Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook) Nécessité d’apprentissage de l’utilisation des programmes spécifiques (BL Formation /Winifsi/Winhebdo, Parcoursup, plateforme numérique Théia,…) Savoir-faire et compétences relationnelles requis : Ordre, méthode, rigueur et capacité d’autonomie Discrétion Bon contact relationnel Capacité de travail en équipe Localisation Localisation : 1 RUE DE LOMMELET 59350 SAINT ANDRE LEZ LILLE Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire