Gestionnaire administrative·f et pédagogique dans le domaine de la scolarité f/h

RESPONSABILITÉS :

Vous intervenez au sein du service de la scolarité de l'IAE, sous l'autorité du responsable de service, en lien étroit avec les directions de programmes, les équipes pédagogiques et les services de l'établissement. Vous exercez vos missions dans un environnement à forte dimension relationnelle et partenariale, incluant des diplômes en lien avec des institutions universitaires étrangères.
Vous prenez en charge la gestion administrative et pédagogique des programmes confiés, en assurant le secrétariat et l'assistance logistique des responsables pédagogiques, dans le respect des règles, procédures et calendriers de scolarité. Vous coordonnez également la gestion administrative des cours intensifs de langues organisés en fin d'été, en lien avec le coordinateur pédagogique.
Vous assurez le suivi des candidatures : instruction et vérification des dossiers, organisation des entretiens de sélection via les applicatifs dédiés, coordination avec les jurys, traitement et notification des décisions aux candidats.
Vous pilotez la gestion administrative des programmes au quotidien : accueil et information des étudiants et vacataires d'enseignement, préparation des rentrées universitaires et événements institutionnels, élaboration et mise à jour des plannings, gestion du courrier et des communications, alimentation et fiabilisation des bases de données de scolarité (MoveIn, Apogée).
Vous contribuez au pilotage administratif en renseignant tableaux de bord et documents de suivi (vacataires, heures d'enseignement, dossiers d'accréditation, certifications et habilitations). Vous organisez les déplacements des intervenants extérieurs, assurez la logistique des enseignements et veillez au bon déroulement des cours.
Vous organisez les examens, jurys de soutenances de stages et mémoires, assurez la saisie et la validation des notes, éditez les relevés et procès-verbaux, puis procédez à l'archivage réglementaire des dossiers administratifs et pédagogiques.
Vous participez enfin aux activités connexes du service en répondant aux demandes d'information internes et externes et en contribuant à l'organisation de salons, journées portes ouvertes, journées d'intégration, conférences et cérémonies de remise de diplômes.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et relationnelles au service d'un établissement d'enseignement supérieur, au sein d'un environnement structuré et dynamique.
Vous disposez d'une bonne compréhension du fonctionnement d'une organisation de formation et des règles de gestion administrative. Vous maîtrisez les tâches de secrétariat, l'organisation des dossiers et l'utilisation des outils informatiques courants (Word, Excel, bases de données). Des connaissances en anglais sur un plus.
Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés, informer et assurer un suivi rigoureux des dossiers. Vous faites preuve de sens de l'organisation, de respect des délais et de réactivité face aux imprévus. Vous appréciez le travail en équipe tout en sachant travailler en autonomie, avec fiabilité et méthode.
Vous agissez avec professionnalisme, discrétion et sens des responsabilités, dans le respect de la hiérarchie, des règles de confidentialité et des valeurs du service public.
Ce poste offre l'opportunité de s'investir dans des missions variées, au contact de publics divers, et de contribuer activement au fonctionnement et à l'évolution du service.
Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : Chemin de la Quille - Puyricard CS 30063 -13089 Aix-en-Provence Cedex 2
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social